Постановка проектного управления в Управлении градостроительных разрешений в г. Казань

Результат

Процессы

• Оптимизированы 38 процессов и услуг.
• Автоматизированы 29 услуг.
• Сокращены сроки предоставления услуг.
• Сокращен цикл рассмотрения документов.
• Создана и наполнена данными геоинформационная система, в последствии в нее переведены все оптимизированные услуги.
• Услуги переведены в МФЦ.

Система

• Между сотрудниками четко распределены роли и ответственности, исключены дублирующие функции.
• Созданы шаблоны организационно-распорядительной документации.
• Организовано физическое и электронное пространство у сотрудников.

Культура

• Создан Корпоративный университет.
• Создан Call-центр.
• Внедрены компетенции проектного управления.

Администрация города Казани — исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления города, наделенный полномочиями по решению вопросов местного значения.

Отраслевыми и территориальными органами Администрации г. Казани осуществлялось предоставление 92 муниципальных и 40 государственных услуг.

В проекте приняли участие 4 подразделения Администрации, оказывающие муниципальные услуги. В данном материале мы разберем оптимизацию процессов и услуг в Управлении градостроительных разрешений в г. Казань.

О проектах, реализованных в других комитетах, можно прочитать по ссылкам:

Постановка проектного управления в Управлении архитектуры и градостроительства г. Казань

Постановка проектного управления в Комитете земельных и имущественных отношений г. Казань.

Постановка проектного управления в Комитете внешнего благоустройства в г. Казань

В ходе первичной диагностики в Управлении градостроительных разрешений были выделены 2 основных процесса для оптимизации и повышения операционной эффективности.

Оптимизация процесса «Выдача разрешений на ввод объектов в эксплуатацию»

Предпосылками выбора процесса являлись отсутствие соответствующего технического обеспечения, ведение документооборота услуги на бумажных носителях и излишние перемещения между структурными подразделениями.

Основные цели при оптимизации процесса:

• Повысить удовлетворенность потребителей муниципальной услуги оперативностью и качеством до 80%.
• Сократить время цикла пилотного процесса с 14 календарных до 7 рабочих дней.

В ходе анализа построена карта потока создания ценности, текущего и будущего состояния, проведен хронометраж, построена диаграмма процесса и выявлены основные проблемы.

Консультанты «Лин Вектор» предложили следующие мероприятия по улучшениям:

Цифровизация:

• Переход на электронный документооборот.
• Согласование документов в электронном документообороте.
• Исключение из процесса перемещения документов.

Оптимизация:

1. Внедрение принципов организации рабочего пространства по системе 5S.
2. Сокращение количества запрашиваемых документов у заявителя.
3. Разработка критериев качества документов. Разработка стандартной операционной карты на операцию подготовки разрешения.
4. Предоставление доступа к документам, необходимым для подготовки разрешения на ввод в эксплуатацию.

Достигнутые результаты:

В результате оптимизации, полное время процесса сократилось на 41%, количество этапов в процессе сократилось на 46%.

На перспективу участники проекта взяли в разработку внесение изменений в регламент оказания услуги, внедрение подачи заявления в электронном виде и разработка инструкции по заполнению заявления на электронной площадке.

Оптимизация процесса «Выдача разрешения на строительство»

Предпосылками выбора процесса для внедрения улучшений являлись трудоемкость услуги для сотрудника, низкая информированность населения и потребность перевода услуги в электронный вид.

Основными целями при оптимизации процесса стали:

• Повышение уровня лояльности клиентов.
• Организация обмена градостроительными планами земельных участков с Управлением архитектуры и градостроительства.
• Исключение документооборота на бумажных носителях.

В ходе оптимизации процесса была составлена карта потока текущего и будущего состояния, разработана диаграмма времени прохождения процесса, проведен хронометраж рабочего дня сотрудников и разработан план мероприятий по улучшениям.

Цифровизация:

• Регистрация входящих документов в электронном виде.
• Электронное согласование документа.
• Обмен градостроительными планами земельных участков с Управлением архитектуры и градостроительства в электронном виде.

Оптимизация:

1. Разделены функции специалистов по приему документов и специалистов, рассматривающих документы.
2. Ограничили функции заместителя начальника отдела. Теперь он занимается только вопросами индивидуального жилищного строительства, что сокращает цикл согласования документов.
3. В процессе согласования разрешения на строительство присутствует только начальник отдела.

По итогам проведенных мероприятий по улучшениям:

• Сокращены сроки предоставления услуги.
• Фронт-офис технологически обеспечен всей необходимой техникой.
• Внедрен электронный документооборот, возможен электронный вид рассмотрения заявлений.
• Сокращен цикл рассмотрения документа и транспортных расходов.
• Создан постоянно действующий фронт-офис с обученными специалистами.

Подготовка внутренних Лин-тренеров

Для поддержки внедренных улучшений и дальнейшего развития в администрации создан проектный офис. Для обучения были отобраны по несколько человек с каждого комитета.

Цели обучения:

• Командообразование.
• Навык определения потерь в процессах.
• Навык анализа и оптимизации операций.
• Навык балансировки процесса.
• Навык организации планировки.

Также в администрации разработана система наставничества для введения в профессию новых сотрудников. Сформирована система подачи предложений, где каждый сотрудник может предложить свои идеи по улучшениям, разработаны планы мотивации для сотрудников.

Успешная реализация проектов в Управлении градостроительных разрешений во многом зависела от командной работы компетентных руководителей, консультантов «Лин Вектор» и рабочей группы, от продуманной системы мотивации персонала, вовлекаемого в процессы улучшений.

Для информирования и вовлечения персонала в процессы совершенствования в Комитете задействованы все имеющиеся информационные ресурсы. В отделах размещены стенды оперативного управления, отображающие динамику проводимых улучшений.