Сокращение сроков процесса оказания услуг управления в Комитете внешнего благоустройства в г. Казань

Администрация города Казани — исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления города, наделенный полномочиями по решению вопросов местного значения.

Отраслевыми и территориальными органами Администрации г. Казани осуществлялось предоставление 92 муниципальных и 40 государственных услуг.

В проекте приняли участие 4 подразделения Администрации, оказывающие муниципальные услуги. В данном материале мы разберем оптимизацию процессов и услуг в Комитете внешнего благоустройства в г. Казань.

О проектах, реализованных в других комитетах, можно прочитать по ссылкам:

Разработка и апробация комплекса услуг

Постановка проектного управления в Управлении градостроительных разрешений в г. Казань

Благоустройство – это одно из ключевых направлений в развитии города, которое формирует комфорт, эстетическую и функциональную привлекательность, качество и удобство жизни горожан.

В ходе первичной диагностики были выделены 2 основных процесса для оптимизации и повышения операционной эффективности.

Оптимизация процесса «Выдача разрешений на временное ограничение или прекращение движения по автомобильным дорогам»

Предпосылками выбора процесса являлись длительность оказания услуги, в частности ожидание подписания документа должностными лицами и согласование документа.

Основные цели при оптимизации процесса:

• Сократить время цикла пилотного процесса «Выдача разрешений на временное ограничение или прекращение движения по автомобильным дорогам муниципального образования г. Казани» с 26 до 7 дней.
• Упростить процедуру и сократить сроки получения муниципальной услуги гражданами и юридическими лицами.

В ходе анализа построена карта потока создания ценности, текущего и будущего состояния, проведен хронометраж и выявлены основные проблемы.

Консультанты «Лин Вектор» предложили следующие мероприятия по улучшениям:

Цифровизация:

• Перенос заседания Межведомственной комиссии в режим согласования в электронный документооборот.

Оптимизация:

• Исключение курьера из процесса «Предварительное согласование предоставления земельного участка».
• Исключение корректоров из процесса, внедрение шаблонов документов.
• Разработка стандартной операционной карты и составление чек-листов для специалистов.
• Проведение обучения по организации рабочего пространства в офисе по системе 5S. Аудит кабинетов.

Достигнутые результаты:

В результате оптимизации, полное время процесса сократилось на 70%, количество участников процесса сократилось на 21%, количество этапов в процессе сократилось на 22%.

На перспективу участники проекта взяли в разработку новый регламент оказания услуги, новое Положение Межведомственной комиссии, а также сократили срок проведения Межведомственной комиссии до 1 дня.

Оптимизация процесса «Выдача разрешения на снос газона и (или) пересадку зеленых насаждений», «Выдача разрешения на вырубку, кронирование или посадку деревьев и кустарников»

Предпосылками выбора процесса для внедрения улучшений являлись длительная процедура оформления, длительные сроки оказания услуги и сложность процедуры.

Основными целями при оптимизации процесса стали:

• Повышение удовлетворенности потребителей муниципальной услугой оперативностью и качеством оказания услуги до 80%.
• Сокращение времени цикла пилотного процесса «Выдача разрешения на снос газона и (или) пересадку зеленых насаждений» и «Выдача разрешения на вырубку, кронирование или посадку деревьев и кустарников» с 60 до 30 дней.
• Упрощение процедуры и сокращение сроков предоставления муниципальной услуги.

В ходе оптимизации процесса были выявлены основные проблемы, проведено обучение сотрудников на темы: Введение в Лин. Сервис, Картирование потока создания ценности, Организация рабочего пространства по системе 5С, Стандартизированная работа, Клиентоориентированность.

Также была составлена карта потока текущего и будущего состояния, разработана диаграмма времени прохождения процесса, проведен хронометраж рабочего дня сотрудников отдела содержания зеленых насаждений и мест массового отдыха.

Консультантами «Лин Вектор» были предложены мероприятия по улучшениям:

Цифровизация:

• Переход на электронное согласование с Администрацией района.
• Формирование схемы услуг на сайте с формами запрашиваемых документов.
• Исключение бумажного носителя.
• Обеспечение сотрудников планшетами и подготовка программного обеспечения.
• Установка вторых мониторов сотрудникам отдела.

Оптимизация:

• Разработка нового регламента услуги.
• Исключение из согласования правовое Управление Администрации г. Казани.
• Исключение заключения соглашения с заявителем при оплате ущерба.
• Обеспечение сотрудников экипировкой.

По итогам проведенных мероприятий по улучшениям, полное время процесса сократилось на 76,5%, количество участников процесса сократилось на 23%, количество этапов в процессе сократилось на 63%.

На перспективу, консультанты «Лин Вектор» предложили автоматизацию запросов по Межведомственному взаимодействию, инвентаризацию зеленых насаждений города, запуск работы в программном продукте с привязкой деревьев к карте, разработку приложения с картой города с возможностью формирования оптимального маршрута по всем объектам.

Успешная реализация проектов в Комитете внешнего благоустройства г. Казань во многом зависела от командной работы компетентных руководителей, консультантов «Лин Вектор» и рабочей группы, от продуманной системы мотивации персонала, вовлекаемого в процессы улучшений.

Для информирования и вовлечения персонала в процессы совершенствования в Комитете задействованы все имеющиеся информационные ресурсы. В отделах размещены стенды оперативного управления, отображающие динамику проводимых улучшений.