- КлиентГосударственное казенное учреждение «Центр занятости населения» (ГКУ РТ ЦЗН)
- Сфера деятельностиГосударственное и муниципальное управление
- РегионРеспублика Тыва
- Цель проектаВыстраивание процессов взаимодействия Центра занятости населения с гражданами и работодателями в рамках жизненных ситуаций и бизнес-ситуаций.
Результаты проекта:
- Разработан комплекс услуг по результатам анализа двух жизненных ситуаций для граждан и двух бизнес-ситуаций для работодателей.
- Произведена оптимизация существующих услуг, разработаны технологические схемы предоставления комплекса услуг в рамках пилотных жизненных и бизнес-ситуаций.
- Разработаны скрипты (сценарии) взаимодействия работников пилотных центров занятости с гражданами и работодателями при предоставлении комплекса услуг в рамках пилотных жизненных и бизнес-ситуаций.
- Организован механизм взаимодействия ГКУ ЦЗН с органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями и гражданами в рамках пилотных жизненной и бизнес-ситуаций (формирование типов партнеров, разработка проектов типовых соглашений, подготовка реестра поставщиков услуг).
- Произведена оптимизация системы отчетности и качества предоставляемых услуг.
- Проведено обучение для участников проектной команды ЦЗН по программам: «Введение в ЛИН. Ценности и потери», «Повышение эффективности офисных процессов», «Стандартизированная работа», «Оптимизация рабочего пространства по системе 5С».
Для проведения оптимизационных мероприятий были выбраны две государственные услуги (процессы) для картирования потока, поиска проблем и разработки предложений по улучшениям.
Процесс № 1:
«Регистрация граждан в целях содействия в поиске подходящей работы»
В результате проведенного анализа были выявлены проблемы данного процесса и сформированы 16 предложений по его улучшению. При реализации данных мероприятий эффективность процесса вырастет более чем в 38 раз, а длительность работы специалиста сократится 1554 минут до 10 минут.
Процесс № 2:
«Содействие гражданам в поиске подходящей работы»
По данному процессу было сформировано 6 предложений по улучшению, что приведет к сокращению работы специалиста с 177 минут до 74 минут.
Разработан комплекс услуг по двум жизненным ситуациям и двум бизнес-ситуациям:
1. Граждане, ищущие работу впервые (жизненная ситуация).
2. Лица, желающие повысить квалификацию (жизненная ситуация).
3. Создание малого предприятия (бизнес-ситуация).
4. Предприятия с сезонной занятостью (бизнес-ситуация).
В рамках проекта разработано 14 новых процессов по содействию занятости.
Всего разработано 141 уникальных мероприятий по цифровизации и оптимизации процессов:
С целью выявления основных резервов в работе ЦЗН проведено анкетирование работодателей. По результатам опроса работодателей были сформированы рекомендации по улучшению работы ЦЗН:
- повышение информирования работодателей об услугах ЦЗН через СМИ и сеть Интернет;
- усовершенствование системы предоставления услуг в электронном виде;
- согласование с работодателем направление соискателей.
В рамках обучения по стандартизированной работе специалисты ЦЗН разработали стандарты общения (скрипты) по процессам:
1. Разработан скрипт по процессу ЖС «Регистрация граждан в целях содействия в поиске подходящей работы».
2. Разработан скрипт по процессу БС «Содействие работодателям в подборе подходящих работников».
Проведено обучение проектной команды ЦЗН по теме «Оптимизация рабочего пространства по системе 5С», состоящая из 5 последовательных шагов: Сортировка-Соблюдение порядка (Систематизация)-Содержание в чистоте-Стандартизация-Совершенствование.
В ходе проведенного аудита были выявлены схожие проблемы:
• Личное пространство на столах завалено бумагами.
• На «рабочих столах» ПК хранится множество неиспользуемых файлов.
• Многие документы хранятся в стопках, при этом отсутствует место их хранения.
• Недостаточный уровень визуализации папок с документами, а также мест их хранения (полки, шкафы, тумбочки).
• На столах сотрудников отсутствуют куверты.
• На полу лежат рабочие документы, а также старые коробки от бумаги.
• Отсутствует кодировка лотков и полок.
• Отсутствуют стандарты рабочих мест, а аудиты не проводятся.
Было:
Стало:
Была проведена оценка системы обратной связи от клиентов (в части получения и обработки информации). По результатам анализа был разработан стандарт работы с информацией, ее оценки и реализации в конкретные мероприятия.
По завершению проекта были сформированы предложения по дальнейшему развитию, такие как:
- разработать и развивать сайт с учетом потребностей пользователей;
- реализовать единый Call-центр на уровне Министерства труда и социальной политики региона;
- разработать стандарты общения (скрипты);
- Разработать стандартные операционные карты на все ключевые операции и т.д.
