Agile — гибкая система управления проектами

Эффективный проектный менеджмент — один из ключевых факторов развития бизнеса. Он подразумевает получение качественного продукта, подконтрольность процессов и оптимизацию затрачиваемых ресурсов. В настоящее время в мире используется несколько методологий управления проектами, одна из которых, весьма востребованная, объединяет под своим крылом целое семейство концепций под общим названием Agile.

Изначально она зародилась в IT-индустрии, но постепенно вышла за рамки этой сферы и успешно применяется компаниями из разных отраслей. Расскажем, в чём заключается суть методологии, на каких принципах она строится и где будет полезна.

Что такое Agile

Термин переводится с английского языка как «подвижный, гибкий, быстрый». Это объясняет базовую идею методологии: менеджмент в духе Agile ориентирован на быструю адаптацию к изменениям, повышение скорости и эффективности его реализации.

Суть концепции в общих чертах заключается в следующем:

1. Весь цикл жизни проекта делится на компактные по времени фазы (итерации), например по 2–4 недели.
2. Каждая фаза представляет собой отдельный «мини-проект», в рамках которого рабочая команда должна:
   • провести планирование и проектирование;
   • выполнить определённые задачи;
   • протестировать и оценить результат работы, чтобы скорректировать приоритеты и цели для следующей итерации.
3. Благодаря «фазности» у рабочей группы появляется возможность более тщательно контролировать процесс, на ранней стадии корректировать ошибки, а также менять план действий при возникновении новых вводных.
4. При оценке результатов первостепенное значение имеют фактические достижения, а не соблюдение регламента.

Достигается нужный эффект и за счёт особого построения командной работы:

• участники рабочей группы проекта регулярно встречаются для анализа проделанной работы и планирования следующих шагов;
• заказчик и руководитель активно участвуют в реализации проекта и взаимодействуют с командой, что ускоряет получение нужного результата и позволяет избежать информационных «дыр»;
• для организации работы команды используется удобный прикладной инструментарий.

Таким образом, оптимальный результат достигается благодаря построению работы step-by-step, ориентации на конкретные задачи и тесному взаимодействию участников проекта.

Как появилась Agile

Зарождение гибких методик связано с бурным развитием рынка программного обеспечения во второй половине XX века. В определенный момент на этом рынке случился кризис неэффективности, и в борьбе с ним идеологи начали искать новые концепции управления. Одной из них стала возникшая в 1970-е годы модель Waterfall (каскадная, или водопадная).

Затем разработчики внедрили итеративную модель менеджмента. Она и послужила базой для появления Agile, в нее оставалось добавить важный компонент — командную работу. Лидеры отрасли осознавали необходимость в переходе к более «лёгким» подходам, позволяющим быстрее получать готовый продукт. В результате в 1990-е годы возникло семейство гибких методологий.

Ключевым событием в истории Agile стала встреча 17 специалистов из IT-сферы, которая состоялась в 2001 году в штате Юта. Её результатом стал знаменитый Agile-манифест, содержащий описание основных принципов и ценностей методологии.

Принципы и ценности Agile

В манифесте 2001 года были утверждены 12 основополагающих принципов Agile. Они касались разработки ПО, но мы приведём их в адаптированных к любой сфере формулировках:

• Ключевой приоритет — удовлетворённость заказчика в результате регулярного и своевременного получения качественного продукта.
• В течение цикла реализации проекта требования к конечному продукту меняются.
• Работоспособный результат должен достигаться как можно чаще.
• В ходе реализации проекта рабочая группа непременно взаимодействует с заказчиком.
• Каждого члена проектной команды нужно поддерживать и мотивировать, чтобы он был ориентирован на добросовестную работу.
• Между участниками рабочей группы должно быть налажено личное взаимодействие для конструктивной коммуникации.
• Достигнутый прогресс измеряется реальными результатами, ценными для заказчика.
• Работа должна вестись в стабильном темпе.
• Внимание нужно уделять не только продукту в целом, но и его деталям и дизайну: это позволяет постоянно совершенствовать результат.
• Рабочие процессы выстаиваются максимально просто и понятно, любые лишние операции нужно устранять.
• Члены команды имеют право самостоятельно принимать решения и самоорганизовываться.
• Проект должен непрерывно адаптироваться к изменениям среды.

По замыслу авторов манифеста, применение перечисленных принципов позволяет воплотить в жизнь 4 ключевые ценности Agile:

1. Первостепенная цель — рабочий продукт, а не документация.
2. Люди и коммуникации важнее, чем процессы и инструментарий.
3. Клиенты важнее, чем контрактные соглашения с ними.
4. Готовность к внесению изменений более приоритетна, чем устремлённость к соблюдению первоначального плана.

Сферы применения

Agile, изначально созданная для команд по разработке «софта», сегодня применяется во многих IT-компаниях, включая таких гигантов, как Google, Microsoft, Spotify, Netflix, Adobe и пр.

Однако гибкие методологии успешно осваиваются и в других сферах: маркетинге, обучении, менеджменте и т. д. Их берут на вооружение даже государственные структуры и производственные предприятия, например Норвежский пенсионный фонд, Правительство Новой Зеландии, компании Oreo, Hewlett-Packard и многие другие.

В первую очередь Agile подходит для управления работой небольших команд и реализации стартапов. Тем не менее, как показывают названные примеры, при грамотном внедрении этот инструмент помогает повысить эффективность и крупных корпораций. В одних случаях с его помощью полностью перестраивается модель деятельности компании, в других ситуациях гибкие методики внедряются точечно.

Отличия от других методологий

Основной альтернативой гибкому подходу остаётся традиционная «водопадная» модель. Её суть состоит в том, что на старте проекта формируется полное техническое задание, далее команда занимается проектированием и реализацией, а затем тестирует и оценивает результат.

Основные отличия между этими двумя системами управления:

• сроки реализации проекта по методу Waterfall более предсказуемы, но он подходит только для случаев, когда заказчику заранее хорошо известна конечная цель, которую можно чётко описать в техническом задании;
• если требования к результату могут поменяться в течение жизненного цикла проекта, Agile позволит гибко подстроиться под них, а применение «водопада» приведёт к получению неактуального продукта;
• при реализации проекта по Agile продукт совершенствуется на каждой следующей стадии, а в рамках Waterfall он будет таким, как описано в ТЗ;
• Agile снижает риски серьёзной ошибки, так как у команды есть больше шансов отловить её при промежуточном анализе;
• «водопадная» модель не предполагает активного участия руководителя и заказчика, а при использовании Agile от них требуется постоянное вовлечение в проект.

То есть каждая методология подходит для определенных целей:

• Agile — для инновационных разработок и сфер, подверженных воздействию внешних факторов;
• Waterfall — для традиционных консервативных отраслей со стабильным результатом.

Однако даже во втором случае внедрение элементов Agile на отдельных этапах повышает общую операционную эффективность предприятия.

Плюсы и минусы гибкой методологии

Преимущества Agile-концепции управления обусловлены самой её философией. К основным плюсам можно отнести:

• гибкость и адаптируемость под потребности заказчика, действия конкурентов и внешние условия;
• возможность минимизировать число дефектов продукта;
• повышение управляемости и, как следствие, снижение рисков провала проекта (потенциальные проблемы быстро устраняются на промежуточных итерациях);
• устойчивость к срыву сроков (неудача на отдельном этапе не приводит к глобальному сбою);
• самоорганизация и вовлеченность команды;
• возможность добиться более широкого диапазона результатов с точки зрения модернизации продукта;
• минимизация документооборота и бюрократии.

Тем не менее, есть в гибкой методологии и ограничения:

• сложности с прогнозированием конечного результата;
• необходимость постоянного вовлечения руководителя и представителя заказчика в командную работу;
• необходимость в регулярных встречах рабочей группы;
• трудности настройки новой системы.

Строго говоря, перечисленных минусов можно избежать при грамотном внедрении концепции Agile.

Основные средства реализации методологии

Как уже было сказано, Agile — это не один подход, а философия, объединяющая разные гибкие методы управления проектами. Сегодня особой популярностью пользуются 2 варианта реализации концепции:

1. Scrum

Авторы метода, японские специалисты по менеджменту, назвали его «регби-подходом». Его смысл состоит в том, что цикл проекта делится на фазы-спринты, каждый из которых длится 1–4 недели. Формируется бэклог проекта — список его этапов, а по мере развития событий — бэклог каждой фазы.

В рамках отдельного спринта:

• выполняется конкретный объём работы;
• ежедневно проводятся короткие встречи команды, на которых участники обсуждают достигнутые результаты, планируют дальнейшие действия и пр.

За всеми событиями следит Scrum-мастер, который модерирует работу команды. Характерной черной Scrum является наличие планирования и регулярной отчётности, что делает этот Agile-метод приемлемым даже для заказчиков, которые любят конкретику и отчёты.

2. Kanban

Это более «мягкий» Agile-метод с меньшим объёмом формализации по сравнению со Scrum. Его ключевой инструмент — визуализация проектных событий с помощью Kanban-доски, позволяющая отслеживать прогресс и устранять проблемы.

Акценты делаются на сбалансированном распределении задач среди участников рабочей группы, а также на прозрачности процесса реализации проекта и контроле времени, потраченного на каждую задачу.

Прелесть Kanban в том, что его можно применять точечно, а также совмещать с другими управленческими подходами.

Алгоритм внедрения Agile

Внедрять гибкую концепцию нужно планомерно и продуманно. Ключевые мероприятия, которые реализуются в этом процессе:

• Выбор отдельного метода Agile-управления, который зависит от сферы деятельности, целей и структуры организации.
• Обучение персонала работе в новой концепции. На этом этапе специалист по Agile рассказывает руководителям и будущим членам рабочей группы о принципах методологии.
• Перестройка бизнес-процессов компании с учётом особенностей планирования и отчётности по Agile-методологии.
• Формирование команды и распределение ролей, определение ключевых метрик проекта (количества и сроков спринтов, графика встреч и пр.), выбор прикладного инструментария.
• Тестирование Agile на одном или нескольких проектах, по итогам которого выявляются недоработки и уточняется методология.

Подготовка персонала предполагает усвоение основополагающих принципов Agile:

• равноценность всех членов команды;
• ответственность и самоорганизованность;
• кросс-функциональность;
• необходимость понимания задач других членов рабочей группы.

Оценка результативности Agile

Ключевой принцип гибкой концепции — ориентация на результат, поэтому оценивать эффект применения Agile также нужно по изменению эффективности работы компании в целом.

Об успешном внедрении гибкого подхода могут свидетельствовать:

• увеличение количества новых продуктов, выпущенных на рынок;
• повышение удовлетворённости потребительской аудитории;
• снижение объёмов документооборота;
• оптимизация ресурсов;
• повышение вовлечённости и темпов работы команды;
• улучшение качества взаимодействия внутри компании и с заказчиками;
• генерация новых предложений;
• уменьшение количества сбоев в проектной деятельности.

Подводя итог

Чтобы добиться таких замечательных результатов максимально быстро, рекомендуется воспользоваться помощью профессионалов.

Компания «Лин Вектор» предлагает комплекс услуг по повышению операционной эффективности предприятия за счёт внедрения системы непрерывных улучшений. Уникальный опыт нашей команды позволяет обеспечить гармоничное развитие бизнеса путём применения интеллектуальных решений по технологичному и эффективному управлению проектами.