Постановка проектного управления в Комитете земельных и имущественных отношений г. Казань.

  • КлиентАдминистрация г. Казани
  • Сфера деятельностиГосударственное и муниципальное управление
  • РегионРеспублика Татарстан
  • Цель проектаПостановка проектного управления в Администрации г. Казани через реализацию портфеля проектов

Результат:

  • Оптимизированы 38 процессов и услуг;
  • Автоматизированы 29 услуг;
  • Создана и наполнена данными геоинформационная система, в последствии в нее переведены все оптимизированные услуги;
  • Созданы шаблоны организационно-распорядительной документации;
  • Между сотрудниками четко распределены роли и ответственности, исключены дублирующие функции;
  • Услуги переведены в МФЦ;
  • Создан Корпоративный университет;
  • Создан Call-центр;
  • Организовано физическое и электронное пространство;
  • Внедрены компетенции проектного управления.

Администрация города Казани — исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления города, наделенный полномочиями по решению вопросов местного значения.

Отраслевыми и территориальными органами Администрации г. Казани осуществлялось предоставление 92 муниципальных и 40 государственных услуг.

В проекте приняли участие 4 подразделения Администрации, оказывающие муниципальные услуги. В данном материале мы разберем оптимизацию процессов и услуг в Комитете земельных и имущественных отношений г. Казань.

Комитет земельных и имущественных отношений в рамках своей компетенции осуществляет: 

  • Полномочия по владению, пользованию, распоряжению и управлению муниципальным имуществом г.Казани (за исключением полномочий по управлению и распоряжению муниципальным жилищным фондом) и земельными участками; 
  • Приватизацию муниципального имущества (за исключением муниципального жилищного фонда); 
  • Контроль за использованием и сохранностью муниципального имущества, а также муниципального земельного контроля за использованием и охраной земель г. Казани. 

В ходе первичной диагностики были выделены 5 основных процессов для оптимизации и повышения операционной эффективности.

Оптимизация процесса «Предварительное согласование земельного участка»

Предпосылками выбора процесса являлись длительность оказания услуги, несогласованность действий, неравномерная нагрузка между структурными подразделениями комитета.

Основные цели при оптимизации процесса:

  • Сократить время цикла пилотного процесса «Предварительное согласование предоставления земельного участка» со 86 до 30 дней.
  • Повысить удовлетворенность граждан и юридических лиц.

В ходе анализа были выявлены основные проблемы, построена карта потока создания ценности, текущего и будущего состояния, проведен хронометраж.

Консультанты «Лин Вектор» предложили следующие мероприятия по улучшениям:

Цифровизация:

  • Сканировать документы при приеме, организовать работу по прикреплению выписок к электронной заявке.
  • Вносить все эксплуатирующие организации в электронное правительство для работы на основании под резолюции. Согласовывать с эксплуатирующими организациями возможности сокращения сроков рассмотрения документов.
  • Рассматривать проект градостроительного плана земельного участка в электронном виде (параллельно).

Оптимизация:

  • Выделить отдельного Специалиста на регистрацию и выдачу документов градостроительного плана земельного участка.
  • Организовать физическое пространство.
  • Разработать чек-листы и Стандартные операционные карты для сотрудников.
  • Составить стандарт общения с клиентом, скрипты общения.
  • Сформировать инструкции (памятки) для клиента.
  • Разработать систему навигации в здании.
  • Изменить график работ фронт-офиса.

Достигнутые результаты:

В результате оптимизации, полное время процесса сократилось на 83%, количество участников процесса сократилось на 35,8%, количество этапов в процессе сократилось на 67%.

Оптимизация процесса «Заключение соглашения об установлении сервитута»

Предпосылками выбора процесса являлись длительная процедура оформления, большое количество задействованных участников в процессе, длительные сроки оказания услуги и отсутствие своевременной обратной связи от Управление архитектуры и градостроительства.

Основными целями при оптимизации процесса стали:

  • Повысить удовлетворенность клиентов процесса на 80% от текущего уровня.
  • Сократить цикл пилотного процесса более чем в 3 раза, достичь длительности процесса в 16 рабочих дней с текущих 80 дней.

В ходе оптимизации процесса были выявлены основные проблемы, проведено обучение сотрудников на темы: Введение в Лин. Сервис, Картирование потока создания ценности, Организация рабочего пространства по системе 5С, Стандартизированная работа.

Также была составлена карта потока текущего и будущего состояния, разработана диаграмма времени прохождения процесса.

Консультантами «Лин Вектор» были предложены мероприятия по улучшениям:

  1. При регистрации документов в соисполнители добавить Управление архитектуры и градостроительства.
  2. Разработать единую форму письма, направляемого Управлением архитектуры и градостроительства в Комитет земельных и имущественных отношений.
  3. Сотрудникам Управления архитектуры и градостроительства использовать слой «Сервитут» (один из видов обременения земельного участка, не позволяющий хозяину пользоваться им в полной мере).
  4. Сканировать документы при приеме, организовать работу по прикреплению выписок к электронной заявке.
  5. Вносить изменения в Регламент услуги.

По итогам проведенных мероприятий по улучшениям, полное время процесса сократилось на 77%, количество участников процесса сократилось на 25%, количество этапов в процессе сократилось на 72%.

На перспективу, консультанты «Лин Вектор» предложили внести изменения в действующий регламент предоставления муниципальной услуги по заключению соглашения об установлении сервитута, укрепить взаимодействия и сотрудничества с УАиГ (Управление архитектуры и градостроительства) в части электронного обмена информацией и использования информационных слоев земельных участков.

Оптимизация процесса «Предоставление в аренду муниципального имущества города Казань

Предпосылками выбора процесса являлись:

  • Длительная процедура оформления;
  • Большое количество задействованных участников;
  • Отсутствие работающей системы учета муниципального имущества.

Основными целями при оптимизации процесса стали:

  1. Повышение удовлетворенности клиентов процесса на 50% от текущего уровня.
  2. Сокращение цикла пилотного процесса с 147 рабочих дней до 97,5 дней.

В ходе оптимизации процесса были выявлены основные проблемы. Это проблемы взаимодействия с Росреестром, длительное ожидание проведения электронного аукциона на инвентаризацию объекта и сбои в системе автоматизированного учета имущества (SAUMI).

Консультантами «Лин Вектор» были предложены мероприятия по улучшениям:

Цифровизация:

  • Настройка и внедрение автоматизации процесса подачи заявления о присвоении адреса в Управление архитектуры и градостроительства через электронный документооборот.
  • Оптимизация процесса подачи заявления по постановке на кадастровый учет в Росреестр.
  • Настройка и внедрение автоматизации процесса подачи заявления через личный кабинет.
  • Внедрение программы 1С.

Оптимизация:

  • Проведение совещания с Росреестром о подаче заявления в электронном виде минуя МФЦ.
  • Сокращение официальных запросов между смежными отделами Комитета земельных и имущественных отношений.
  • Разработка стандартных операционных карт.

Достигнутые результаты:

В результате проведенных мероприятий по улучшениям, полное время процесса сократилось на 34%, количество участников процесса сократилось на 59%, количество этапов в процессе сократилось на 55%.

Оптимизация процесса «Передача в безвозмездное пользование муниципального имущества без торгов»

Предпосылками выбора процесса являлись высокая трудоемкость подготовки проекта ПИК на бумажном носителе, большое количество задействованных участников, ожидание согласования от правового управления и корректоров.

Основными целями при оптимизации процесса стали:

  • Сокращение трудоемкости подготовки ПИК.
  • Сокращение цикла пилотного процесса с 74 дней до 44 дней.

В ходе оптимизации процесса были выявлены основные проблемы, проведено обучение сотрудников, рабочей группой, совместно с консультантами «Лин Вектор», составлены карты потока текущего и будущего состояния, прописаны планы мероприятий.

Консультантами «Лин Вектор» были предложены мероприятия по улучшениям:

  • Переход на систему Распоряжения вместо системы ПИК.
  • Исключение из процесса корректоров.
  • Исключение из процесса Правового управления.
  • Внесение изменений в Регламент услуги.
  • Организация работы по направлению запросов в Управление Федеральной антимонопольной службой за подписью заместителя руководителя по земельным и имущественным вопросам.

Достигнутые результаты:

По итогам проведенных мероприятий по улучшениям, полное время процесса сократилось на 57%, количество участников процесса сократилось на 23%, количество этапов в процессе сократилось на 35%.

Оптимизация процесса «Предоставление муниципального имущества в безвозмездное пользование, закрепленного за муниципальными предприятиями и учреждениями»

Предпосылками выбора процесса являлись длительная процедура оформления, большое количество задействованных участников и длительное подписание договора безвозмездного пользования.

Основными целями при оптимизации процесса стали:

  • Повысить удовлетворенность клиентов процесса на 50% от текущего уровня.
  • Сократить цикл пилотного процесса с 37 рабочих дней до 18 дней.

В ходе оптимизации процесса были выявлены основные проблемы, составлены карты потока текущего и будущего состояния, прописаны планы мероприятий и выделен топ 3 длительных операций в процессе:

  1. Согласование и подписание проекта  – 14 дней.
  2. Согласование приказа – 5 дней.
  3. Анализ представленного пакета документов и ожидание «доприноса» – 5 дней.

Консультантами «Лин Вектор» были предложены мероприятия по улучшениям:

  • Разработка единой системы маркировки документов.
  • Создание чек-листа для фронт-офиса и заявителей.
  • Создание памятки населению.
  • Замена системы ПИК на распоряжение за подписью заместителя руководителя по земельным и имущественным вопросам.
  • Разработка Квалификационной матрицы и плана развития.

Достигнутые результаты:

По итогам проведенных мероприятий по улучшениям, полное время процесса сократилось на 46%, количество участников процесса сократилось на 18%, количество этапов в процессе сократилось на 16%.

На перспективу, консультанты «Лин Вектор» предложили изменить регламент предоставления муниципальной услуги, перевести оставшиеся услуги в электронный вид, систематизировать информацию о заявителях.

Успешная реализация проектов в Комитете земельных и имущественных отношений г. Казань во многом зависела от командной работы компетентных руководителей, консультантов «Лин Вектор» и рабочей группы, от продуманной системы мотивации персонала, вовлекаемого в процессы улучшений.

Для информирования и вовлечения персонала в процессы совершенствования в Комитете задействованы все имеющиеся информационные ресурсы. В отделах размещены стенды оперативного управления, отображающие динамику проводимых улучшений.

Если хотите заказать аналогичный проект, заполните форму!
Заказать