- КлиентАдминистрация г. Казани
- Сфера деятельностиГосударственное и муниципальное управление
- РегионРеспублика Татарстан
- Цель проектаПостановка проектного управления в Администрации г. Казани через реализацию портфеля проектов
Результат:
- Оптимизированы 38 процессов и услуг;
- Автоматизированы 29 услуг;
- Создана и наполнена данными геоинформационная система, в последствии в нее переведены все оптимизированные услуги;
- Созданы шаблоны организационно-распорядительной документации;
- Между сотрудниками четко распределены роли и ответственности, исключены дублирующие функции;
- Услуги переведены в МФЦ;
- Создан Корпоративный университет;
- Создан Call-центр;
- Организовано физическое и электронное пространство;
- Внедрены компетенции проектного управления.
Администрация города Казани — исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления города, наделенный полномочиями по решению вопросов местного значения.
Отраслевыми и территориальными органами Администрации г. Казани осуществлялось предоставление 92 муниципальных и 40 государственных услуг.
В проекте приняли участие 4 подразделения Администрации, оказывающие муниципальные услуги. В данном материале мы разберем оптимизацию процессов и услуг в Комитете земельных и имущественных отношений г. Казань.
Комитет земельных и имущественных отношений в рамках своей компетенции осуществляет:
- Полномочия по владению, пользованию, распоряжению и управлению муниципальным имуществом г.Казани (за исключением полномочий по управлению и распоряжению муниципальным жилищным фондом) и земельными участками;
- Приватизацию муниципального имущества (за исключением муниципального жилищного фонда);
- Контроль за использованием и сохранностью муниципального имущества, а также муниципального земельного контроля за использованием и охраной земель г. Казани.
В ходе первичной диагностики были выделены 5 основных процессов для оптимизации и повышения операционной эффективности.
Оптимизация процесса «Предварительное согласование земельного участка»
Предпосылками выбора процесса являлись длительность оказания услуги, несогласованность действий, неравномерная нагрузка между структурными подразделениями комитета.
Основные цели при оптимизации процесса:
- Сократить время цикла пилотного процесса «Предварительное согласование предоставления земельного участка» со 86 до 30 дней.
- Повысить удовлетворенность граждан и юридических лиц.
В ходе анализа были выявлены основные проблемы, построена карта потока создания ценности, текущего и будущего состояния, проведен хронометраж.
Консультанты «Лин Вектор» предложили следующие мероприятия по улучшениям:
Цифровизация:
- Сканировать документы при приеме, организовать работу по прикреплению выписок к электронной заявке.
- Вносить все эксплуатирующие организации в электронное правительство для работы на основании под резолюции. Согласовывать с эксплуатирующими организациями возможности сокращения сроков рассмотрения документов.
- Рассматривать проект градостроительного плана земельного участка в электронном виде (параллельно).
Оптимизация:
- Выделить отдельного Специалиста на регистрацию и выдачу документов градостроительного плана земельного участка.
- Организовать физическое пространство.
- Разработать чек-листы и Стандартные операционные карты для сотрудников.
- Составить стандарт общения с клиентом, скрипты общения.
- Сформировать инструкции (памятки) для клиента.
- Разработать систему навигации в здании.
- Изменить график работ фронт-офиса.
Достигнутые результаты:
В результате оптимизации, полное время процесса сократилось на 83%, количество участников процесса сократилось на 35,8%, количество этапов в процессе сократилось на 67%.
Оптимизация процесса «Заключение соглашения об установлении сервитута»
Предпосылками выбора процесса являлись длительная процедура оформления, большое количество задействованных участников в процессе, длительные сроки оказания услуги и отсутствие своевременной обратной связи от Управление архитектуры и градостроительства.
Основными целями при оптимизации процесса стали:
- Повысить удовлетворенность клиентов процесса на 80% от текущего уровня.
- Сократить цикл пилотного процесса более чем в 3 раза, достичь длительности процесса в 16 рабочих дней с текущих 80 дней.
В ходе оптимизации процесса были выявлены основные проблемы, проведено обучение сотрудников на темы: Введение в Лин. Сервис, Картирование потока создания ценности, Организация рабочего пространства по системе 5С, Стандартизированная работа.
Также была составлена карта потока текущего и будущего состояния, разработана диаграмма времени прохождения процесса.
Консультантами «Лин Вектор» были предложены мероприятия по улучшениям:
- При регистрации документов в соисполнители добавить Управление архитектуры и градостроительства.
- Разработать единую форму письма, направляемого Управлением архитектуры и градостроительства в Комитет земельных и имущественных отношений.
- Сотрудникам Управления архитектуры и градостроительства использовать слой «Сервитут» (один из видов обременения земельного участка, не позволяющий хозяину пользоваться им в полной мере).
- Сканировать документы при приеме, организовать работу по прикреплению выписок к электронной заявке.
- Вносить изменения в Регламент услуги.
По итогам проведенных мероприятий по улучшениям, полное время процесса сократилось на 77%, количество участников процесса сократилось на 25%, количество этапов в процессе сократилось на 72%.
На перспективу, консультанты «Лин Вектор» предложили внести изменения в действующий регламент предоставления муниципальной услуги по заключению соглашения об установлении сервитута, укрепить взаимодействия и сотрудничества с УАиГ (Управление архитектуры и градостроительства) в части электронного обмена информацией и использования информационных слоев земельных участков.
Оптимизация процесса «Предоставление в аренду муниципального имущества города Казань
Предпосылками выбора процесса являлись:
- Длительная процедура оформления;
- Большое количество задействованных участников;
- Отсутствие работающей системы учета муниципального имущества.
Основными целями при оптимизации процесса стали:
- Повышение удовлетворенности клиентов процесса на 50% от текущего уровня.
- Сокращение цикла пилотного процесса с 147 рабочих дней до 97,5 дней.
В ходе оптимизации процесса были выявлены основные проблемы. Это проблемы взаимодействия с Росреестром, длительное ожидание проведения электронного аукциона на инвентаризацию объекта и сбои в системе автоматизированного учета имущества (SAUMI).
Консультантами «Лин Вектор» были предложены мероприятия по улучшениям:
Цифровизация:
- Настройка и внедрение автоматизации процесса подачи заявления о присвоении адреса в Управление архитектуры и градостроительства через электронный документооборот.
- Оптимизация процесса подачи заявления по постановке на кадастровый учет в Росреестр.
- Настройка и внедрение автоматизации процесса подачи заявления через личный кабинет.
- Внедрение программы 1С.
Оптимизация:
- Проведение совещания с Росреестром о подаче заявления в электронном виде минуя МФЦ.
- Сокращение официальных запросов между смежными отделами Комитета земельных и имущественных отношений.
- Разработка стандартных операционных карт.
Достигнутые результаты:
В результате проведенных мероприятий по улучшениям, полное время процесса сократилось на 34%, количество участников процесса сократилось на 59%, количество этапов в процессе сократилось на 55%.
Оптимизация процесса «Передача в безвозмездное пользование муниципального имущества без торгов»
Предпосылками выбора процесса являлись высокая трудоемкость подготовки проекта ПИК на бумажном носителе, большое количество задействованных участников, ожидание согласования от правового управления и корректоров.
Основными целями при оптимизации процесса стали:
- Сокращение трудоемкости подготовки ПИК.
- Сокращение цикла пилотного процесса с 74 дней до 44 дней.
В ходе оптимизации процесса были выявлены основные проблемы, проведено обучение сотрудников, рабочей группой, совместно с консультантами «Лин Вектор», составлены карты потока текущего и будущего состояния, прописаны планы мероприятий.
Консультантами «Лин Вектор» были предложены мероприятия по улучшениям:
- Переход на систему Распоряжения вместо системы ПИК.
- Исключение из процесса корректоров.
- Исключение из процесса Правового управления.
- Внесение изменений в Регламент услуги.
- Организация работы по направлению запросов в Управление Федеральной антимонопольной службой за подписью заместителя руководителя по земельным и имущественным вопросам.
Достигнутые результаты:
По итогам проведенных мероприятий по улучшениям, полное время процесса сократилось на 57%, количество участников процесса сократилось на 23%, количество этапов в процессе сократилось на 35%.
Оптимизация процесса «Предоставление муниципального имущества в безвозмездное пользование, закрепленного за муниципальными предприятиями и учреждениями»
Предпосылками выбора процесса являлись длительная процедура оформления, большое количество задействованных участников и длительное подписание договора безвозмездного пользования.
Основными целями при оптимизации процесса стали:
- Повысить удовлетворенность клиентов процесса на 50% от текущего уровня.
- Сократить цикл пилотного процесса с 37 рабочих дней до 18 дней.
В ходе оптимизации процесса были выявлены основные проблемы, составлены карты потока текущего и будущего состояния, прописаны планы мероприятий и выделен топ 3 длительных операций в процессе:
- Согласование и подписание проекта – 14 дней.
- Согласование приказа – 5 дней.
- Анализ представленного пакета документов и ожидание «доприноса» – 5 дней.
Консультантами «Лин Вектор» были предложены мероприятия по улучшениям:
- Разработка единой системы маркировки документов.
- Создание чек-листа для фронт-офиса и заявителей.
- Создание памятки населению.
- Замена системы ПИК на распоряжение за подписью заместителя руководителя по земельным и имущественным вопросам.
- Разработка Квалификационной матрицы и плана развития.
Достигнутые результаты:
По итогам проведенных мероприятий по улучшениям, полное время процесса сократилось на 46%, количество участников процесса сократилось на 18%, количество этапов в процессе сократилось на 16%.
На перспективу, консультанты «Лин Вектор» предложили изменить регламент предоставления муниципальной услуги, перевести оставшиеся услуги в электронный вид, систематизировать информацию о заявителях.
Успешная реализация проектов в Комитете земельных и имущественных отношений г. Казань во многом зависела от командной работы компетентных руководителей, консультантов «Лин Вектор» и рабочей группы, от продуманной системы мотивации персонала, вовлекаемого в процессы улучшений.
Для информирования и вовлечения персонала в процессы совершенствования в Комитете задействованы все имеющиеся информационные ресурсы. В отделах размещены стенды оперативного управления, отображающие динамику проводимых улучшений.