Оптимизация сроков процесса «Заключение соглашения об установлении сервитута»

1. Повышение эффективности разработки, согласования и утверждения НПА (нормативно-правовой акт)

Проблемы:

Долгий и сложный процесс разработки, согласования и утверждения НПА. Длительность процесса составляла от 70 до 122 рабочих дней. В процессе участвовало 30 человек. Документооборот осуществлялся только в бумажном виде. На разных этапах согласования присутствовало большое количество возвратов.

Внедренные решения:

• Разработаны шаблоны нормативно-правовых актов. Создано единое информационное пространство для оперативной работы. Это обеспечивает быстрый доступ к шаблонам, систематизирует существующую информацию. Также теперь есть возможность одновременного просмотра файла несколькими сотрудниками, это ускоряет процесс создания и согласования проектов НПА.
• Налажена подпись документооборота (письма, служебные записки и т.д.) электронной подписью.
• Разработан шаблон с закрепленными областями и автоматической конвертацией файла в формат PDF с визуализацией электронной подписи и отметки регистрации документа.
• Идет отладка и настройка личных кабинетов пользователей системы «Дело».

Достигнутый результат: К итогам проекта успешно реализованы мероприятия по настройке опции «ЭП и шифрование» электронного документооборота. Также разработан 51 шаблон НПА, с закрепленными областями и автоматической конвертацией файла в формат PDF, визуализацией электронной подписи и отметки регистрации документа.

Реализованные мероприятия позволят сократить излишнюю трудоемкость на процесс в количестве 184 тыс. человеко-часов и значительно уменьшить бумажный документооборот в количестве 637 тыс. листов в год. На сегодняшний день удалось сократить процесс на 25%.

2. Повышение эффективности процесса подготовки к совещаниям

Проблемы:

Некачественная организация проведения совещаний и предоставления информации. Участники совещаний не работают с электронной почтой, из этого следует неполная явка приглашенных участников. Также присутствовали большие затраты времени и бумаги на подготовку и распечатку всех материалов и документов для совещания. Фактическое время выполнения процесса растягивалось на 7-9 рабочих дней.

Внедренные решения:

• Настроен Outlook у сотрудников и уведомления о совещаниях.
• Разработан стандарт проведения совещания и стандарт пакета документов.
• Разработан чек-лист для мониторинга подготовки проведения совещания.
• Разработан шаблон презентации и доклада.

Достигнутый результат: Данный процесс удалось сократить в 2 раза благодаря его стандартизации. В итоге сотрудники имеют понятный алгоритм действий и максимально упрощенную процедуру подготовки совещаний.

3. Мониторинг и управление показателями инвестиционной привлекательности

Проблемы:

Рейтинг г. Когалыма по оценке инвестиционного климата и оценке конкуренции был снижен. Отсутствовало оперативное управление показателями, мотивация на достижение показателей у отделов Администрации, мониторинг показателей.

Внедренные решения:

• Разработана форма матрицы декомпозиции показателей.
• Разработан стенд с показателями для визуализации.
• Организован ежемесячный сбор данных по достижению значений показателей рейтинга.
• Стандартизирован процесс управления показателями инвестиционной привлекательности на протяжении года (нормативные сроки, отслеживание и т.п.).

Достигнутый результат: Данный процесс был выстроен полностью заново. По итогам года по 75% показателей получена мощная положительная динамика.

4. Проект повышения эффективности процесса подготовки аналитического отчета о ходе реализации муниципальных программ

Проблемы:

Высокая трудоемкость процесса. В процессе участвовало 30 человек. Работа проводилась в разных формах, соответственно, действия дублировались. Затрачивались временные ресурсы на уточнение информации.

Внедренные решения:

• Разработана матрица распределения ролей и ответственности в процессе.
• Создан шаблон аналитического отчета по муниципальным программам (далее МП).
• Разработана инструкция по заполнению шаблона отчета по МП.
• Обеспечено единое информационное пространство для внесения данных по унифицированной форме всеми участниками.

Достигнутый результат: Основные мероприятия были направлены на сокращение ошибок и трудоемкости процесса проверки и объединения информации. Трудоемкость и количество возвратов сократились в 2 раза.

5. Повышение эффективности процесса реализации финансовой поддержки малого и среднего предпринимательства (далее МСП)

Проблемы:

Появилась необходимость в расширении субъектов МСП. Отсутствовало качественное информирование субъектов МСП. Отсутствовал простой понятный процесс.

Внедренные решения:

• Осуществляется взаимодействие с ЦЗН по информированию субъектов предпринимательства по предоставляемым мерам поддержки.
• Реализована возможность электронной подачи заявления на получение поддержки.
• Исключен из списка согласующих постановление Комитет финансов.
• Реализована процедура согласования договоров в электронном виде.
• Увеличена интенсивность размещения информации по мерам поддержки в социальных сетях и мессенджерах.

Достигнутый результат: Главной задачей данного проекта было повысить интерес со стороны МСП к данному процессу. Благодаря проекту сегодня осуществляется взаимодействие с Центром занятости по информированию субъектов предпринимательства по предоставляемым мерам поддержки. Для сокращения сроков процесса исключен из списка согласующих постановление Комитет финансов, реализована процедура согласования договоров в электронном виде.

Увеличилось количество субъектов, заявившихся на финансовую поддержку по сравнению с 2018 годом на 18%. Время предоставления муниципальной услуги уменьшилось на 12 дней.

6. 5С и корпоративная культура

Проблемы:

Отсутствовали элементы корпоративного стиля. Также отсутствовали основы для вовлечения сотрудников в процесс улучшений.

Внедренные решения:

• Организованы кабинеты на принципах 5С. Проведен конкурс на лучшее рабочее место.
• Разработан стандарт организации рабочих мест.
• Разработано положение по вовлечению персонала в процесс улучшений.
• Разработан стандарт корпоративной культуры и общения.

Достигнутый результат: Сформированы элементы корпоративного стиля. Сформирована основа для вовлечения сотрудников в процесс улучшений. Удалено 300 кг. бумаги. Большое внимание было уделено системным элементам и развитию корпоративной культуры. Разработаны и приняты в работу «Положение по вовлечению сотрудников», визуальная схема подачи предложений, стандарт корпоративной культуры и клиентоориентированности.

Подробнее о мероприятиях, проведенных в рамках процесса, можно прочесть здесь.

За последние полгода проведены два мотивирующих мероприятия-конкурса «Самый инновационный сотрудник» и «Самый организованный отдел».

Результаты проекта были презентованы на Бережливом комитете с участием Главы Администрации города Когалыма. Здесь же консультантами «Лин Вектор» озвучены рекомендации по тиражированию лучшей практики и предложения по дальнейшему развитию.