Оптимизация процесса «Выдача разрешений на ввод объектов в эксплуатацию»

  • КлиентИсполком Казани
  • Сфера деятельностиГосударственное и муниципальное управление
  • РегионКазань

Цель проекта:

  1. Повышение удовлетворенности потребителей услуги до 80%
  2. Сокращение времени цикла процесса с 14 календарных до 7 рабочих дней
  3. Упрощение процедуры получения гражданами и юр.лицами муниципальной услуги

Результат:

  • Полное время процесса сокращено с 17 до 7 дней
  • Количество этапов процесса с 24 до 11

Предпосылки проекта:

  • Ведение документооборота услуги на бумажных носителях
  • Перемещения между структурными подразделениями исполкома
  • Ожидание информации
  • Отсутствие соответствующего технического обеспечения

Этап 1. Обучение проектной группы

Рабочая группа была обучена по теме «Введение в Бережливый сервис». Также в рамках обучения участниками рабочей группы была составлена диаграмма Исикавы для определения причин проблем.

Этап 2. Сбор и анализ данных.

На этом этапе рабочая группа совместно с консультантами «Лин Вектор» построила карту потока создания ценности. Итог: участников процесса – 24 человека, длительность процесса — 14 дней, время создания ценности – 600 минут, эффективность процесса — 0,02 %.

При этом, соотношение действий составило: 45% — перемещение документа, 55% — действия с документом.

Итогом этапа стал проект будущего состояния процесса, который позволит сократить его длительность до 7 дней.

Этап 3. Разработка и реализация мероприятий

Были разработаны и реализованы мероприятия по улучшениям:

  • Переход на электронный документооборот. Согласование в системе электронного документооборота. Исключение из процесса перемещения документов (результат: Сокращение трудоемкости на перемещения документов, сокращение сроков оказания услуги)
  • Внедрение принципов организации рабочего пространства по принципам 5S. (результат: Проведена сортировка документов и предметов, стандарт визуализации хранения документов, определено состояние «Чистый стол», визуализация рабочего кабинета)
  • Сокращение количества запрашиваемых документов у заявителя
  • Определение критериев качества документов. Разработка стандартной операционной карты на операцию подготовки разрешения. (результат: Сокращение количество ошибок и возвратов на 90%)
  • Организация доступа к документам, необходимым для подготовки разрешения на ввод в эксплуатацию.

Результаты проекта

  • Полное время процесса сокращено с 17 до 7 дней
  • Количество этапов процесса с 24 до 11

Этап 4. Перспективный план развития

В перспективный план развития вошли мероприятия, которые рабочая группа будет реализовывать самостоятельно:

  1. Внедрение подачи заявления в электронном виде. Разработка инструкции по заполнению.
  2. Хранение заявления в электронном виде.
  3. Присвоение отдельной нумерации для муниципальных услуг.
  4. Внесение изменений в регламент.
  5. Сокращение сроков предоставления информации по Межведу.

Читайте описание других проектов в области улучшений административных процессов.

Если хотите заказать аналогичный проект, заполните форму!
Заказать