- КлиентИсполком Казани
- Сфера деятельностиГосударственное и муниципальное управление
- РегионКазань
Цель проекта:
- Повышение удовлетворенности потребителей услуги до 80%
- Сокращение времени цикла процесса с 14 календарных до 7 рабочих дней
- Упрощение процедуры получения гражданами и юр.лицами муниципальной услуги
Результат:
- Полное время процесса сокращено с 17 до 7 дней
- Количество этапов процесса с 24 до 11
Предпосылки проекта:
- Ведение документооборота услуги на бумажных носителях
- Перемещения между структурными подразделениями исполкома
- Ожидание информации
- Отсутствие соответствующего технического обеспечения
Этап 1. Обучение проектной группы
Рабочая группа была обучена по теме «Введение в Бережливый сервис». Также в рамках обучения участниками рабочей группы была составлена диаграмма Исикавы для определения причин проблем.
Этап 2. Сбор и анализ данных.
На этом этапе рабочая группа совместно с консультантами «Лин Вектор» построила карту потока создания ценности. Итог: участников процесса – 24 человека, длительность процесса — 14 дней, время создания ценности – 600 минут, эффективность процесса — 0,02 %.
При этом, соотношение действий составило: 45% — перемещение документа, 55% — действия с документом.
Итогом этапа стал проект будущего состояния процесса, который позволит сократить его длительность до 7 дней.
Этап 3. Разработка и реализация мероприятий
Были разработаны и реализованы мероприятия по улучшениям:
- Переход на электронный документооборот. Согласование в системе электронного документооборота. Исключение из процесса перемещения документов (результат: Сокращение трудоемкости на перемещения документов, сокращение сроков оказания услуги)
- Внедрение принципов организации рабочего пространства по принципам 5S. (результат: Проведена сортировка документов и предметов, стандарт визуализации хранения документов, определено состояние «Чистый стол», визуализация рабочего кабинета)
- Сокращение количества запрашиваемых документов у заявителя
- Определение критериев качества документов. Разработка стандартной операционной карты на операцию подготовки разрешения. (результат: Сокращение количество ошибок и возвратов на 90%)
- Организация доступа к документам, необходимым для подготовки разрешения на ввод в эксплуатацию.
Результаты проекта
- Полное время процесса сокращено с 17 до 7 дней
- Количество этапов процесса с 24 до 11
Этап 4. Перспективный план развития
В перспективный план развития вошли мероприятия, которые рабочая группа будет реализовывать самостоятельно:
- Внедрение подачи заявления в электронном виде. Разработка инструкции по заполнению.
- Хранение заявления в электронном виде.
- Присвоение отдельной нумерации для муниципальных услуг.
- Внесение изменений в регламент.
- Сокращение сроков предоставления информации по Межведу.
Читайте описание других проектов в области улучшений административных процессов.