- КлиентИсполком Казани
- Сфера деятельностиГосударственное и муниципальное управление
- РегионКазань
Цель проекта:
- Сократить время процесса с 26 до 7 дней
- Упростить процедуру и сократить сроки получения гражданами и юр.лицами муниципальной услуги
Результат:
- Полное время процесса сокращено с 20 до 6 дней (в 3,3 раза).
- Количество участников с 19 до 15 человек (на 21%).
- Количество этапов процесса с 18 до 14 (на 22%).
Предпосылки проекта:
- Ожидание подписания документа должностными лицами
- Ожидание перемещения и согласования документа
Проект стартовал с этапа сбора и анализ данных.
Была проведена оценка удовлетворенности клиентов, выявлены основные проблемы:
- Долгий срок рассмотрения заявки
- Большое количество необходимых документов
- Редкая периодичность заседаний комиссии
Для понимания источника проблем рабочая группа совместно с консультантами «Лин Вектор» построили карту потока создания ценности. Итог: участников процесса – 19 человек, длительность процесса – 18-23 дня день, эффективность процесса — 0,007 %.
Разработка и реализация мероприятий
Для улучшения показателей процесса на следующем этапе были разработаны мероприятия по улучшениям:
- Перенос заседания МВК в режим согласования в системе электронного документооборота (результат: Сокращение времени ожидания проведения заседания МВК, мсключение необходимости сбора подписей членов МВК заявителем)
- Исключение курьера из процесса
- Исключение проверки корректоров из процесса и внедрение шаблонов документов (результат: Сокращение времени цикла на 3 дня, сокращение трудоемкости на формирование документа)
- Печать Распоряжения ЗРИК с ЭЦП для заявителя (результат: Удобство в получении услуги для гражданина)
- Разработка стандартной операционной карты и составление чек-листа для специалистов (результат: Сокращение количество ошибок и возвратов на 90%, сокращение времени на согласование)
- Проведение обучения по организации рабочего пространства в офисе по системе 5S. Проведение аудита кабинетов (результат: Обучение сотрудников инструментам Лин офиса, разработаны рекомендации для улучшения кабинетов и рабочих мест)
Результаты проекта
- Полное время процесса сокращено с 20 до 6 дней (в 3,3 раза).
- Количество участников с 19 до 15 человек (на 21%).
- Количество этапов процесса с 18 до 14 (на 22%).
Перспективный план развития
В перспективный план развития вошли мероприятия, которые рабочая группа будет реализовывать самостоятельно:
- Разработка нового регламента оказания услуги
- Утверждения нового Положения МВК
- Сокращение срока проведения МВК до 1 дня
- Интеграция в новый разработанный порядок утверждения схемы организации дорожного движения.
Читайте описание подхода к проектам по улучшениям.