Оптимизация процесса «Присвоение, изменение и аннулирование адресов в г.Казань»

Предпосылки проекта:

• Длительность процесса
• Сложная процедура

Этап 1. Целеполагание. Планирование. Обучение проектной группы

В рамках этапа для сотрудников, которые участвуют в процессе было проведено обучение по теме «Введение в Бережливый сервис».

Этап 2. Сбор и анализ данных. Разработка мероприятий

Рабочая группа совместно с консультантами «Лин Вектор» построили карту потока создания ценности. Итог: участников процесса – 14 человек, длительность процесса — 21 день, время создания ценности – 5 часов, 10 минут, эффективность процесса — 0,01 %.

Итогом этапа стал проект будущего состояния процесса, который позволит сократить его длительность до 9 дней.

Этап 3. Разработка и реализация мероприятий

На основании проекта будущего состояния были разработаны мероприятия по улучшениям. Они были разбиты на два направления:

1. Автоматизация процесса

• Сканирование документов на приеме заявления и регистрация его в Электронном правительстве (результат: Сокращение приема документов в среднем до 15 минут, единый стандарт присвоения номеров документам)
• Согласование в системе электронного документооборота. Исключение из процесса курьера (результат: Сокращение сроков оказания услуги до 2-х дней)
• Смс оповещение заявителей о готовности распоряжения и включения в Федеральной информационной адресной системе с уникальным номером. (результат: Своевременное информирование заявителя о присвоении адресного номера в установленном порядке)
• Инструкция по поиску в Федеральной информационной адресной системе (результат: Повышение удовлетворенности заявителей)

2. Организационные изменения процесса

• Сокращение формы заявления (результат: Доступность муниципальной услуги)
• Разработаны памятки для заявителей, инструкции для заполнения заявления (результат: Доступность муниципальной услуги. Разгрузка сотрудников фронт офиса)
• Стандартизация операций: Разработка СОК (стандартная операционная карта) и стенда оперативного управления (результат: Доступная схема подготовки проекта распоряжения. Взаимозаменяемость)
• Разработка Квалификационной матрицы и плана развития. (результат: Мониторинг показателей процесса, определение потенциала сотрудника при оказании муниципальных услуг)

Результаты проекта

• Полное время процесса сокращено с 21 дня до 12 дней
• Количество участников с 14 до 12 человек
• Количество этапов процесса с 32 до 14

Этап 4. Перспективный план развития

В перспективный план развития вошли мероприятия, которые рабочая группа будет реализовывать самостоятельно:

1. Внедрение подачи заявления в электронном виде. Инструкция по заполнению.
2. Хранение заявления в электронном виде.
3. Присвоение отдельной нумерации для муниципальных услуг.
4. Внесение изменений в регламент
5. Сокращение сроков предоставления информации по Межведу.