RU EN

Оптимизация процесса «Присвоение, изменение и аннулирование адресов в г.Казань»

  • КлиентИсполком Казани
  • Сфера деятельностиГосударственное управление. Административная деятельность.
  • РегионКазань

Цель проекта:

  1. Повышение удовлетворенности потребителей муниципальной услугой оперативностью и качеством оказания услуги до 80%
  2. Сокращение времени цикла пилотного процесса «Присвоение, изменение и аннулирование адресов в г. Казань» с 18 рабочих дней до 12 рабочих дней
  3. Упрощение процедуры и сокращение сроков предоставления муниципальной услуги

Результат:

  • Полное время процесса сокращено с 21 дня до 12 дней
  • Количество участников с 14 до 12 человек
  • Количество этапов процесса с 32 до 14

Предпосылки проекта:

  • Длительность процесса
  • Сложная процедура

Этап 1. Целеполагание. Планирование. Обучение проектной группы

В рамках этапа для сотрудников, которые участвуют в процессе было проведено обучение по теме «Введение в Бережливый сервис».

Этап 2. Сбор и анализ данных. Разработка мероприятий

Рабочая группа совместно с консультантами «Лин Вектор» построили карту потока создания ценности. Итог: участников процесса – 14 человек, длительность процесса — 21 день, время создания ценности – 5 часов, 10 минут, эффективность процесса — 0,01 %.

Итогом этапа стал проект будущего состояния процесса, который позволит сократить его длительность до 9 дней.

Этап 3. Разработка и реализация мероприятий

На основании проекта будущего состояния были разработаны мероприятия по улучшениям. Они были разбиты на два направления:

1. Автоматизация процесса

  • Сканирование документов на приеме заявления и регистрация его в Электронном правительстве (результат: Сокращение приема документов в среднем до 15 минут, единый стандарт присвоения номеров документам)
  • Согласование в системе электронного документооборота. Исключение из процесса курьера (результат: Сокращение сроков оказания услуги до 2-х дней)
  • Смс оповещение заявителей о готовности распоряжения и включения в Федеральной информационной адресной системе с уникальным номером. (результат: Своевременное информирование заявителя о присвоении адресного номера в установленном порядке)
  • Инструкция по поиску в Федеральной информационной адресной системе (результат: Повышение удовлетворенности заявителей)

2. Организационные изменения процесса

  • Сокращение формы заявления (результат: Доступность муниципальной услуги)
  • Разработаны памятки для заявителей, инструкции для заполнения заявления (результат: Доступность муниципальной услуги. Разгрузка сотрудников фронт офиса)
  • Стандартизация операций: Разработка СОК (стандартная операционная карта) и стенда оперативного управления (результат: Доступная схема подготовки проекта распоряжения. Взаимозаменяемость)
  • Разработка Квалификационной матрицы и плана развития. (результат: Мониторинг показателей процесса, определение потенциала сотрудника при оказании муниципальных услуг)

Результаты проекта

  • Полное время процесса сокращено с 21 дня до 12 дней
  • Количество участников с 14 до 12 человек
  • Количество этапов процесса с 32 до 14

Этап 4. Перспективный план развития

В перспективный план развития вошли мероприятия, которые рабочая группа будет реализовывать самостоятельно:

  1. Внедрение подачи заявления в электронном виде. Инструкция по заполнению.
  2. Хранение заявления в электронном виде.
  3. Присвоение отдельной нумерации для муниципальных услуг.
  4. Внесение изменений в регламент
  5. Сокращение сроков предоставления информации по Межведу.
Если хотите заказать аналогичный проект, заполните форму!
Заказать