Трансформация процесса «Предоставление в аренду муниципального имущества города Казани»

Предпосылка проекта:

Длительная процедура оформления. Клиенты Комитета земельных и имущественных отношений (далее КЗИО) отметили следующие причины:

• Большое количество задействованных участников
• Отсутствие работающей системы учета муниципального имущества

Этап 1. Обучение проектной группы

В рамках этапа было проведено обучение рабочей группы.

Этап 2. Сбор и анализ данных. Разработка мероприятий

Бала проведена оценка лояльности персонала. В качестве примера ответы на вопрос «Как вы относитесь к внедрению Лин-менеджмента»:

• Положительно — 34,3%
• Немного недопонимаю — 39,6%
• Никак. Было поручено сделать, сделал – 18,9%
• Отрицательно – 7,2%

Также рабочая группа совместно с консультантами «Лин Вектор» построили карту потока создания ценности.

Итог по карте потока создания ценности «Верхний уровень»: участников процесса –17 человек, длительность процесса – 147 дней, время создания ценности – 12,5 часов, эффективность процесса — 0,003 %.

Итог по карте потока создания ценности «Нижний уровень – Постановка на кадастровый учет»: участников процесса –12 человек, длительность процесса – 60 дней, время создания ценности – 4,5 часов, эффективность процесса — 0,003 %.

Выявленные при картировании проблемы:

• Проблемы взаимодействия с Росреестром: ожидание информации от Росреестра и подача заявления через МФЦ, задвоение присвоения кадастровых номеров помещений росреестром (направление в суд)
• Ожидание до 3 мес. проведения эл. аукциона на инвентаризацию объекта
• Необходимо выезжать по 2 раза для осмотра помещения (проставление точек) при выявлении перепланировки и если не присвоен адрес зданию
• Система автоматизированного учета имущества (SAUMI) дорабатывается и не все объекты там отображены

Также были проанализированы отдельные операции и определены Топ 3 длительных операций в процессе:

1. Постановка на кадастровый учет – 60 дней
2. Формирование документов для торгов – 25 дней
3. Работы оценочной организации – 15 дней

Следующим шагом стал хронометраж рабочего дня сотрудника. Он позволил определить основные проблемы в работе каждого сотрудника. Примеры выявленных проблем:

• Заполнение заявления о присвоении адреса вручную
• УАиГ требует прикладывать Положение о КЗИО к каждому заявлению

При этом на перемещения и ожидания уходит 43% времени, на ожидание в очереди – 43%, потери второго рода (сотрудники КЗИО подают заявление на адресацию самостоятельно через фронт-офис) —  14%.

Итогом этапа стали проекты будущего состояния процессов, которые позволят сократить длительность процесса «Верхнего уровня» до 97,5 дней, процесс «Нижний уровень – постановка на кадастровый учет» — до 31 дня.

На основании проекта будущего состояния были разработаны и реализованы мероприятия по улучшениям. Они были разбиты на два направления:

• Оптимизация процесса подачи заявление о присвоении адреса в Управление архитектуры и градостроительства г.Казани (результаты: сокращение времени цикла до 90 %, сокращение трудоемкости выполнения операции до 80%, экономия на бензине свыше 75 тыс. руб. в год)
• Определение программы автоматизированного учета имущества
• Сокращение официальных запросов между смежными отделами КЗИО (результат: Сокращение ожидания ответа от отдела до 1 дня)
• Разработка стандартных операционных карт (результаты: Сокращение количество ошибок и возвратов на 90%)
• Разработка Квалификационной матрицы и плана развития (результат: Выявленные резервы в компетенциях сотрудников)
• Разработка чек-листа осмотра помещений (результат: Сокращены ошибки заполнения отчета осмотра помещения)

Результаты проекта:

• Полное время процесса сокращено с 147 дня до 97,5 дней (в 1,5 раза)
• Количество участников с 17 до 7 человек (в 2,5 раз)
• Количество этапов процесса с 35 до 16 (в 2 раза)

Этап 4. Перспективный план развития

1. Внесение изменений в действующий регламент предоставления муниципальной услуги
2. До конца 2018 года поставить имеющиеся помещения на кадастровый учет
3. Организация архива КЗИО
4. Организация работы автоматизированной системы учета имущества

Читайте описание подхода к проектам по улучшениям.