Оптимизация процесса оказания государственных услуг

Департамент работает с процессами оказания государственных услуг в направлении геологического изучения, использования и охраны недр, модернизации топливно-энергетического комплекса и рационального использования углеводородного сырья, лесных и водных отношений, использования, воспроизводства, охраны объектов животного мира и среды их обитания, организации и функционирования особо охраняемых природных территорий регионального значения.

В рамках проекта рабочая группа департамента совместно с консультантами оптимизировала три процесса:

• «Проектирование лесного участка»
• «Согласование технических проектов разработки месторождений полезных ископаемых и иной проектной документации на выполнение работ, связанных с пользованием участками недр местного значения»
• «Оптимизация процесса «Предоставление в границах земель лесного фонда лесных участков в аренду (без проведения торгов)»

Для выявления основных проблем были построены карты потока создания ценности и проведен опрос клиентов. Матрица причинно-следственных связей позволила приоритизировать проблемы и выбрать те, которые наиболее существенно влияют на показатели процесса.

В качестве примера, проблемы, выделенные в процессе «Проектирование лесного участка»:

• Большое количество незавершенной работы на этапе департамента
• Двойная проверка проектной документации лесного участка 
• Двойное согласование проектной документации лесного участка
• Большое количество ошибок, — обнаруженных после первой проверки в ТО Лесничество
• Ошибки, пропускаемые сотрудниками при проверке проектной документации лесного участка
• Не контролируются сроки проведения работ на этапе ТО Лесничества

Далее были разработаны и реализованы мероприятия по улучшениям. Примеры некоторых решений в рамках процесса «Проектирование лесного участка»:

1. Электронный документооборот с клиентами на этапе проверки проектной документации лесного участка (приказ в территориальные отделы Лесничества с дорожной картой по процессу).

Достигнутые результаты:

• Проверка по электронной версии, консолидация замечаний на уровне отдела, исправленные документы предоставляются только в отдел
• Использование принципа «одного окна» для сдачи и получения документов на бумажном носителе

2. Этапы проверки запараллелены в ТО Лесничества и в отделе регулирования использования лесов. Регистрация проектной документации лесного участка происходит через дело WEB на уровне Лесничества.

Достигнутые результаты:

• Снижение общего срока проверки и согласования проектной документации лесного участка до 20 дней, максимум 25
• Использование принципа «Канбан», вытягивание работ, по которым на первом этапе вышли в красную зону для выравнивания сроков в целом по процессу
• Контроль за сроками

3. Снижение количества незавершенного производства.

Достигнутые результаты:

• Снижение времени от регистрации до выдачи разрешения до оптимизации 20 дней после оптимизации 5 дней, пределы значений 30 дней –  13 дней
• Снижение времени ожидания документов в очереди с 16 дней в среднем до 3 дней

В ходе реализации проекта были проведены мероприятия, способствовавшие достижению результата:

• Обучено 270 сотрудников.
• Из-за объединения коллективов двух департаментов в 2017 году не все сотрудники чувствуют сплоченность команды. Поэтому были проведены командообразующие мероприятия: корпоратив на природе, день Оленевода, корпоративный туризм, день кедра – субботник, совместная поездка в природный парк, мини-турнир по шашкам.
• Реализован краудсорсинговый проект «Нематериальная мотивация». Всего подано 87 предложений. Авторы самых популярных предложений получили сертификат на первоочередное право выбора периода отпуска в 2019 году.
• Выполнение целевого показателя по количеству поданных одним сотрудником предложений составило 91%, подали предложения 202 сотрудника, всего подано – 262 предложения.