Оптимизация и цифровизация услуг в рамках проекта в Центре занятости населения

Реализация проекта на предприятии проходила в рамках федерального проекта «Поддержка занятости и повышение эффективности рынка труда для обеспечения роста производительности труда». Проект был реализован командой «Лин Вектор» совместно с рабочей группой предприятия-участника федеральной программы.

Проект проходил в несколько этапов:

1. Обучение персонала Центра занятости по методологии Бережливого производства по темам: введение в Лин, 8 видов потерь, картирование потоков создания ценности, стандартизированная работа, оптимизация рабочего пространства по системе 5С.
2. Проработка одной жизненной ситуации для граждан и одной бизнес ситуации для работодателей, разработка соответствующего комплекса услуг для их решения, предоставление которых организуется в пилотных Центрах занятости в первоочередном порядке.
3. Оптимизация услуг в области содействия занятости молодых специалистов и решения кадровых вопросов работодателей, разработка технологических схем предоставления комплекса услуг в рамках пилотных жизненной и бизнес ситуаций.
4. Оптимизация системы отчетности и качества предоставления услуг.
5. Разработка скриптов (сценариев) взаимодействия работников пилотных центров занятости с гражданами и работодателями при предоставлении комплекса услуг в рамках пилотных жизненной и бизнес ситуаций.
6. Организация взаимодействия с органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями и гражданами для предоставления в пилотных центрах занятости комплекса услуг в рамках жизненной и бизнес ситуаций.

Обучение сотрудников.

Участники проектной команды Центра занятости были обучены по программам:

• Введение в Лин,
• 8 видов потерь,
• Картирование потоков создания ценности,
• Стандартизированная работа,
• Оптимизация рабочего пространства по системе 5С.

В рамках обучения рабочей группой самостоятельно были разработаны два стандарта по изготовлению кувертка (с описанием и визуализацией). Разработан скрипт по процессу жизненной ситуации «Содействие гражданам в поиске подходящей работы».

Проведено обучение проектной команды инструменту Бережливого производства «Оптимизация рабочего пространства по системе 5С». Цель внедрения – повышение безопасности рабочего места, повышение уровня качества услуги, повышение производительности труда за счет сокращения потерь времени на поиск необходимых предметов или документов. В итоге, оптимизированы все рабочие места кадровых сотрудников.

Жизненная ситуация: Молодые специалисты.

Консультантами «Лин Вектор» составлена технологическая схема траекторий исполнения процессов в рамках жизненной ситуации «Молодые специалисты». Она необходима для более глубокого анализа и выявления «узких» мест в процессе.

В рамках жизненной ситуации всего было выявлено 20 процессов, из них 7 новых:

1. Мониторинг ближайшего выпуска из учебных заведений.
2. Предоставление гражданам информации о порядке защиты прав работников, в том числе о порядке применения мер по устранению обстоятельств и причин выявленных нарушений законодательства о занятости населения и восстановлению нарушенных прав граждан.
3. Прием письменных обращений граждан, содержащих информацию о фактах нарушений трудового законодательства, и передача указанных обращений в соответствующий орган, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов.
4. Юридическая консультация граждан и работодателей.
5. Социальная адаптация граждан на рынке труда.
6. Компенсация затрат безработного при переселении и трудоустройстве в сельской местности.
7. Организация временного трудоустройства безработных граждан в возрасте от 18 до 22 лет (включительно), имеющих среднее профессиональное образование и ищущих работу впервые, с компенсацией затрат по оплате труда.

Бизнес ситуация: «Кадровые вопросы малого бизнеса».

Консультантами «Лин Вектор» составлена технологическая схема траекторий исполнения процессов в рамках бизнес ситуации «Кадровые вопросы малого бизнеса». Были выявлены проблемные процессы и предложены мероприятия по улучшениям.

Также дополнительно были предложены новые процессы по содействию занятости инвалидам, это:

1. Проведение гарантированных собеседований
2. Работа с учебными заведениями.
3. Перспективная потребность в государственный заказ.
4. Деловой завтрак с представителями малого предпринимательства.
5. Юридическая консультация граждан и работодателей.
6. Предоставление гражданам информации о порядке защиты прав работников, в том числе о порядке применения мер по устранению обстоятельств и причин выявленных нарушений законодательства о занятости населения и восстановлению нарушенных прав граждан.
7. Информирование работодателей о порядке привлечения и использования иностранной рабочей силы.

В рамках проекта разработано 12 новых процессов по содействию занятости.

Всего разработано 128 уникальных мероприятий по цифровизации и оптимизации процессов.

Отчетность в Центре занятости населения.

Всего специалисты в течение года формируют 143 вида отчетной документации, из них:

• 111 отчетов – в Министерство труда и социальной защиты Республики Татарстан,
• 11 отчетов – в Исполнительный комитет района,
• 4 отчета – в Прокуратуру города,
• 4 отчета – в Военный комиссариат города,
• 13 отчетов – в другие органы (Пенсионный фонд, МВД, соц. защита и т.д.)

Рекомендации по оптимизации системы отчетности

• Направить техническое задание разработчикам программного комплекса «Катарсис» для разработки методических рекомендаций по автоматической выгрузке отчетов (есть потребность в обучении сотрудников).
• Направить разработчикам программного комплекса «Катарсис» техническое задание на предоставление возможности в автоматизированной информационной системе формировать собственные отчеты по методу конструктора (выставление полей).
• Направить разработчикам программного комплекса «Катарсис» и «БАРС груп» техническое задание на интеграцию двух программных продуктов, с целью снижения трудоемкости процесса переноса данных и исключения возможности возникновения ошибок при переносе
• Исключить отчет по актуальным вакансиям в республике для стенда, так как во входной зоне имеется терминал, где любой посетитель при поддержке консультанта может ознакомиться с актуальными вакансиями.

Предложения по Отчету по форме 1-МВ «Сведения об увольнении работников в связи с ликвидацией организаций либо сокращением численности или штата работников, а также неполной занятости работников»:

• Внедрить возможность самостоятельно формировать отчет 1-МВ специалистами службы занятости по каждому муниципальному району, используя фильтры (территория, статус, дата подачи сведений и др.)
• Доработать форму «Сведения об изменении численности, а также неполной занятости работников в связи с распространением коронавирусной инфекции», которую заполняют работодатели, в соответствии с Приказом Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации от 30 декабря 2014 г. N 1207 «О проведении оперативного мониторинга высвобождения и неполной занятости работников, а также численности безработных граждан, зарегистрированных в органах службы занятости» (в ред. Приказа Минтруда РФ от 24.03.2020 №152)в части соответствия названия граф.
• Реализовать на портале Работа в России понятной пошаговой инструкции по заполнению формы «Сведения об изменении численности, а также неполной занятости работников в связи с распространением коронавирусной инфекции».
• Информировать работодателей через ТВ, соцсети, сайт администрации, ЦЗН о необходимости заполнения формы «Сведения об изменении численности, а также неполной занятости работников в связи с распространением коронавирусной инфекции» а портале Работа в России.

Также в Центре занятости планируется реализовать четыре канала обратной связи по оценке качества оказания услуг:

1. Ящик сбора отзывов и предложений (входная зона),
2. Опрос через интерактивный портал ГКУ ЦЗН (сайт),
3. Опрос клиентов ЦЗН на планшете при оказании услуги,
4. По телефону.

Отзывы граждан являются индикатором необходимости проведения дополнительного обучения, приема зачетов и проверки применяемых умений сотрудниками Центра занятости населения в процессе профессиональной деятельности.