- КлиентУправляющая компания в сфере жилищно-коммунального хозяйства
- Сфера деятельностиУправление жилищным фондом
- РегионРеспублика Татарстан
- Цель проектаРазработка мероприятий по внедрению Бережливого производства в организации, сокращение себестоимости оказываемых услуг и дефектов при текущем ремонте, повышение уровня удовлетворенности жителей и качества ремонтных работ.
Результат:
- Повышение удовлетворенности жителей на 15%,
- Сокращение потребления тепловой энергии на 6%,
- Сокращение материальных потерь на 15%,
- Снижение себестоимости ремонтных работ на 8%,
- Увеличение качества выполняемых работ на 10%.
Обслуживаемый компанией жилой фонд имеет большой процент износа и 70% денежных средств населения идет на текущий ремонт, поэтому в целях эффективного и рационального использования материальных и трудовых ресурсов консультантами «Лин Вектор» был выбран проект «Текущий ремонт многоквартирных жилых домов».
В ходе реализации проекта было сформировано 5 рабочих групп по направлениям пилотного проекта «Текущий ремонт многоквартирных жилых домов». Основам Лин-подхода обучено более 90 сотрудников компании.
Проект реализовывался в несколько этапов.
Формирование и обучение управленческих команд – Лин-тренеров
На этапе формирования команды потенциальных Лин-тренеров был проведен отбор кандидатов, которые прошли тестирование в двух направлениях:
Психологическое тестирование с использованием программного продукта «Перформия». Тестирование было направлено на выявление соответствия кандидата профилю Лин-тренера. Оценивались такие качества как способность обучать, лидерство, ориентация на результат, склонность к изменениям, работоспособность и др.
Тестирование на знания принципов и инструментов Бережливого производства. Программа подготовки Лин-тренеров включала имитационные игры в Лин-лаборатории, практическую работу на примере процессов компаний с выходом в производство, бизнес-сессии и круглые столы. У участников была уникальная возможность в ходе обучения познакомиться с предприятиями города, поделиться своим опытом и перенять опыт других предприятий.
Разработка программ развития
Была проведена встреча с руководителями компании, в ходе которой определен пилотный проект. Предпосылки выбора пилотного проекта:
- Экономия коммунальных ресурсов.
- Уменьшение начисления квартплаты.
- Увеличение энергоэффективности домов.
- Повышение уровня комфорта и удовлетворённости жителей.
Консультанты «Лин Вектор» совместно с руководителями компании сформировали паспорт проекта, в котором отражены целевые показатели и ожидаемые результаты проекта. В ходе реализации проекта было сформировано 5 рабочих групп по направлениям пилотного проекта «Энергоэффективность».
Были выделены проблемные места и выбраны пути оптимизации.
«Планирование». Исходная ситуация:
- Планирование работ по текущему ремонту проводилось на основании аналитических данных заявок жителей и предписаний жилищной инспекции.
- Формирование плана по текущему ремонту на 1 год.
Было предложено:
- Долгосрочное планирование ремонтных работ. Сформировать план на 5 лет вперед.
- Планирование работ по ремонту на основании весеннего осмотра в соответствии с межремонтными сроками, учитывая мониторинг обращения жителей конкретного дома, по согласованию с домовым комитетом.
- Выстраивание системы обратной связи с жителями обслуживаемых домов. Системно проводить опросы удовлетворённости жителей качеством обслуживания на основании анкетирования.
Достигнутые результаты:
- Непредвиденные затраты снизились на 41%,
- Цикл формирования плана сократился на 22%,
- Количество обращений жителей снизилось на 19%.
«Формирование материально-технической базы». Исходная ситуация:
- Закупка материалов подрядной организацией у разных поставщиков, по рыночной цене.
- Большие транспортные расходы на доставку материалов по отдельным договорам.
Было предложено:
- Создание центральных складов.
- Приобретение материалов со скидкой.
- Исключить транспортные расходы на доставку материалов.
- Доставку осуществлять поставщиком ежемесячно, до 25 числа на объект.
- Оптимизация затрат на содержание складов.
Достигнутые результаты:
- Себестоимость материалов снизилась на 10%,
- Транспортные расходы снизились на 15%,
- Срок поставки снизился на 15%,
- Трудозатраты снизились на 10%.
«Мотивация и кадровый резерв». Исходная ситуация:
- Оплата труда рабочих текущего ремонта осуществлялась без учёта объёмов выполненных работ.
- Отсутствие наставничества для новых сотрудников.
- Отсутствие чётких критериев при подборе персонала.
Было предложено:
- Бонусная система оплаты труда рабочих за конкретно выполненные объёмы работ, с учётом оценки качества.
- Разработка и внедрение положения о наставничестве.
- Создание квалификационной матрицы для выявления кадрового резерва.
- Разработка анкеты при приёме на работу согласно должностям.
Достигнутые результаты:
- Уровень мотивации персонала вырос на 10%,
- Заработная плата рабочих текущего ремонта повысилась на 15%,
- На 6% снизилась текучесть кадров.
«Технологический процесс». Исходная ситуация:
- Отсутствие точного описания технологического процесса выполнения ремонтных работ.
- Возникновение аварийных ситуаций.
- Наличие дефектов при выполнении ремонтных работ.
- Нерациональное использование материалов.
Было предложено:
- Разработать технологические карты на каждый вид работ.
- Сократить время выполнения работ за счёт точного описания процесса.
- Внедрить рациональное использование материалов.
Достигнутые результаты:
- Производительность труда повысилась на 10%,
- Снизилось количество дефектов на 15%,
- Расход материалов снизился на 10%, за счёт рационального использования,
- Безопасность при выполнении ремонтных работ повысилась на 15%.
«Акт выполненных работ». Исходная ситуация:
- Отсутствие программного продукта для формирования отчётов.
- Длительное согласование.
- Отсутствие системы оценки качества выполненных работ.
- Отсутствие мониторинга удовлетворённости жителей качеством выполненных работ.
Было предложено:
- Формирование отчётов в программе «1-С ЖКХ управление» на каждый дом ежемесячно, по всем видам ремонта с указанием денежных средств, оплаченных населением.
- Разработка и внедрение чек-листов по приёмке работ инженерами с оценкой качества и оформлением ежемесячного рейтинга по подрядным организациям.
- Опрос населения (старших по домам) о качестве выполненных работ (анкетирование).
Достигнутые результаты:
- Качество выполненных работ повысилось на 10%,
- Затраты времени на документооборот сократились на 15%,
- На 20-25% снизились трудозатраты при формировании отчёта населению,
- У специалистов управляющей компании появилась возможность контролировать отчетность по каждой подрядной организации (по видам работ и по домам),
- Подомовая отчётность теперь формируется автоматически (выходные формы программного продукта).
После внедрения механизмов Бережливого производства материальные потери управляющей компании снизились на 15%:
- Себестоимость ремонтных работ уменьшилась на 8%;
- Простои рабочих сократились за счёт сокращения сроков доставки материалов;
- Рентабельность компании для развития производства выросла на 2%;
- Удовлетворённость жителей повысилась до 83% (предыдущий показатель – 71%).
Перспективы развития
Управляющая компания продолжает реализацию проектов по улучшениям, развивая каждый этап, параллельно внедряя инструменты Бережливого производства в следующих проектах: «Энергосбережение и энергоэффективность» и «Ликвидация задолженности за жилищно-коммунальные услуги».