Дистанционная работа выглядит очень заманчивой, если смотреть на неё со стороны. На просторах интернета очень много видео, картинок завлекающего и мечтательного характера о дистанционной работе, где чашечка кофе, рядом кот, свой стол или лежак в бунгало. Поддавшись желанию этого образа, многие из вас решают поменять опостылевший офис на свободный график работы и вскоре обнаруживают, что это была ловушка.
С вашей работы, офиса вы выходите в пять вечера и выбрасываете все мысли о работе из головы. Верно? А дома график сбивается, и вам начинает казаться, будто вы работаете всё то время, что не спите. А дел при этом не уменьшается, а даже становится больше. Как правильно организовать график дистанционной работы?
Первое правило: работайте днём. На свободной работе почти все быстро становятся совами. Все наши физиологические, биохимические, поведенческие процессы подчиняются ритмам сна и бодрствования. Из-за привычки откладывать всё на последний момент, вы ложитесь всё позже и позже, чем сбиваете нормальный ритм. В течение дня вы становитесь непродуктивным, поскольку вас отвлекают и дергают по разным мелочам.
На первый взгляд, решение лежит на поверхности – трудиться в ночную смену! Какая разница, когда вы занимались работой, если она сдана в срок? Руководитель доволен. Но через некоторое время многие обнаруживают, что такой ритм жизни начинает угнетать. Поэтому советуем придерживаться дневного графика и не переходить в ночной режим жизни.
Второе правило: начинайте рабочее утро правильно. Если Вам необходимо несколько часов, чтобы раскачаться, войти в необходимую колею и только к началу рабочего дня вы более-менее входите в режим, то предлагаем Вам планировать на это время какую-нибудь привычную рутинную, последовательную работу, для которой не нужно особенно включать мозги.
У каждого из нас есть неприятные дела. В терминологии тайм-менеджмента неприятные дела (которые тем не менее необходимы) называются «лягушками». Необходимо разделить «лягушек» на отдельные нестрашные шаги («головастиков»). Попробуйте каждое утро начинать с ликвидации такой «лягушки». Начните день с быстрых и легких побед — это воодушевляет. Назначайте на утро телефонные звонки, скайп-совещание, отчет руководителю или другие важные мероприятия, на которые вам нужно отвечать лично.
Третье правило: не приступайте к работе сразу. Не стоит открывать электронную почту и мессенджеры ещё лежа в постели, придумывать ответ клиенту, попутно пережевывая бутерброд за завтраком. Дайте себе время проснуться и прийти в себя. Каким бы горящим ни был проект, вы всё равно можете позволить себе хоть полчаса, чтобы спокойно умыться и позавтракать. И вы готовы к прекрасному рабочему дню.
Пусть это будет совсем простая последовательность привычных утренних ритуалов: почистить зубы, сходить в душ, причесаться, застелить постель и сварить себе кофе. Да, это самые элементарные действия, которые можно делать на автомате. Зато именно они помогут вам наименее драматично перейти в бодрствующее состояние и подготовиться к рабочему дню. Если с утра энергия из вас бьет ключом, то можете использовать более активные занятия, которые поднимают вам настроение. Например, это может быть пробежка по лестницам подъезда, зарядка или йога.
Четвертое правило: не отвлекайтесь и не переключайтесь. Время, потраченное на каждое такое отвлекающее дело, можно смело умножать на два, потому что еще столько же вам придется потратить на то, чтобы сосредоточиться и снова погрузиться в процесс. Сделайте регламент работы и перерывов, ознакомьте с ним своих домочадцев. Расставить приоритеты – значит принять решение, оценив по определенным критериям, какие из поставленных задач и дел имеют первостепенное, а какие – второстепенное значение.
Планирование — один их самых важных инструментов достижения цели. «Матрица Эйзенхауэра» — один из самых эффективных методов кратковременного планирования при грамотном планировании эффективность вашей деятельности возрастает во много раз. Человек, который ориентирован на повышение личной эффективности, непременно должен уметь грамотно планировать.
По этой же причине, кстати, планируя задачи, не ставьте слишком частую смену действий. Лучше сначала сделать все задачи по одному направлению, а потом переключиться на другую, чем делать кусочек отсюда, кусочек – оттуда. Рекомендуем метод «Слона». В тайм-менеджменте данный метод называется «нарезкой слона», а подзадачи – «бифштексами».
Пятое правило: отдых или перерыв. Осознанное переключение в момент, когда вы дошли до какой-то логической точки или запятой в работе, существенно отличается от внезапного выдергивания, посреди сочиняемого вами предложения бытовые дела. Полезнее для организма — встать и размяться.
Шестое правило: обеды и ужины. Раз уж речь зашла не только о том, как работать, но и о том, как правильно организовывать перерывы, то добавим, что для обедов и ужинов тоже желательно отводить свободное время, не занятое рабочими задачами. Важно делать перерывы в работе и двигаться.
Недостаточное внимание к этому вопросу приводит к тому, что мы перестаем слышать сигналы тела, и либо не замечаем голод и терпим до последнего, наживая проблемы с ЖКТ, либо механически запихиваем в себя еду, не замечая чувства насыщения, и переедаем, а потом расстраиваемся из-за лишнего веса.
Седьмое правило: вторая половина дня. На это время как раз приходится «пик» ваших задач. Многое уже сделано. И если все пойдёт также продуктивно, то Вы сможете получить идеальный результат – выполнить большую часть поставленных задач. Можно воспользоваться методом «Помидора» — техника управления временем, предложенная Франческо Чирилло в конце 1980-х. Техника предполагает разбиение задач на 25-минутные периоды, называемые «помидоры», сопровождаемые короткими перерывами. Основные принципы:
- Определитесь с задачей, которую будете выполнять.
- Поставьте помидор (таймер) на 25 минут.
- Работайте ни на что не отвлекаясь, пока таймер не прозвенит.
- Сделайте короткий перерыв (3-5 минут).
- После каждого 4-го «помидора» сделайте длинный перерыв. (15-20 минут).
Оставляйте запас времени. Пусть это будут лишние 15-20 минут, если речь идет о небольшой краткосрочной задаче, или пара дней, если вы договариваетесь с заказчиком о крупном проекте. Разные непредвиденные трудности всё равно периодически возникают, и лучше, если у вас будет небольшой люфт для их решения.
Восьмое правило: по возможности делайте работу наперед. Только помните, что это запас на форс-мажор. Не поддавайтесь соблазну отдыхать весь день под предлогом, что «на завтра же всё равно уже что-то сделано или подготовлено».
Девятое правило: план на завтра. Тот, кто регулярно в течение 10 минут готовит план своего рабочего дня на завтра, может ежедневно экономить до двух часов рабочего времени. Не планируйте все свое рабочее время. Практика показывает, что целесообразно планировать примерно 60% времени, 20% оставлять на спонтанные действия (например, методический материал) и 20% резервировать на незапланированные действия.
Принцип Парето призывает найти «центральный узел», то, на чём нужно концентрироваться. Понимая свои «узлы» легче уделять время главному, и меньше работать над второстепенным.
Не забывайте, что на работу, как правило, уходит столько времени, сколько на нее выделено. Поэтому стремитесь установить конкретные сроки выполнения любого задания. Важнейшим элементом планирования является определение приоритетных целей. При планировании необходимо точно определять, что именно должны сделать вы, а что можно поручить другим.
