Главная»Наш опыт»Нефть и газ»Проект в рамках системы управления: «Повышение эффективности бизнес-планирования»

Проект в рамках системы управления: «Повышение эффективности бизнес-планирования»

Клиент «Славнефть-Мегионнефтегаз»
Сфера деятельности Нефтедобыча
Регион ХМАО
Цель проекта

1. Сократить цикл бизнес-планирования с 9 месяцев до 35 дней

2. Повысить качество планирования

3. Снизить трудоемкость процесса

lean

Результат

  • Сокращение длительности разработки бизнес-плана с 9 месяцев до 35 дней
  • Сокращение количества пересчета добычи нефти с 7 до 3
  • Сокращение количества версий бизнес-плана с 7 до 2
  • Снижение количества итераций (возвратов процесса на предыдущий цикл по причине не достижения плановой эффективности) на 33%
  • Запуск электронной сетевой формы мониторинга исполнения графика формирования бизнес-плана
  • Автоматизация процесса формирования потребности в услугах и материально-технических ресурсах

Этап 1. Организационная подготовка

На первом этапе была сформирована команда проекта. В команду вошли ключевые сотрудники подразделений, участвующие в процессе бизнес-планирования и консультанты «Лин Вектор». Совместно были определены цели проекта, формализованы проектные документы: устав, календарный план, матрица ответственности и критерии оценки эффективности.

Этап 2. Вводное обучение

В рамках этапа инструментам диагностики и анализа процессов были обучены сотрудники 4 кросс-функциональных групп по направлениям деятельности Компании: геологии, добычи нефти и газа, капитального строительства в количестве 27 человек. Участники обучения получили практические навыки анализа процессов, выявления и устранения потерь в процессах.

        

Этап 3. Комплексная диагностика пилотного процесса (сбор и анализ данных)

Диагностика стартовала построением макрокарты процесса SIPOC и определением потребностей Заказчика и требований к Поставщикам. Данный процесс является одним из самых сложных в части кроссфункционального взаимодействия, так как участниками процесса являются более 40 структурных подразделений Общества. Косвенно в процессе бизнес-планирования в плане формирования заявок задействованы и все цеха. Диагностика подтвердила, что основным направлением улучшений является устранение потерь, возникающих на межфункциональных «стыках» процесса, когда одни участники зависят от деятельности смежных служб.

Было проведено анкетирование всех участников процесса. Некоторые результаты:

  • 49% подразделений нарушают сроки предоставления информации, указанные в Приказе. Основными причинами респонденты назвали нарушение сроков предоставления необходимой информации от подразделений, изменение вводных данных в процессе планирования и т.д.
  • 45% подразделений вынуждены дорабатывать, исправлять логические и арифметические ошибки в расчетах, корректировать в результате полученных изменений.

25 руководителей контролируют исполнение бюджетного плана в своих подразделениях. Однако отсутствие инструментов приводит к ручному управлению и большой вариативности в процессе контроля.

На основании данных составлена диаграмма Парето и определено, что 7 причин дают 82% всех проблем в процессе

Далее была составлена карта потока создания ценности текущего состояния процесса. Определены и зафиксированы операции, в которых возникают проблемы.

Также была проведена сессия быстрого решения проблем, определены проблемы основных потоков, проведены мозговые штурмы по поиску причин и разработке мероприятий по сокращению потерь. По итогам сессий составлены отчеты А3 (задача отчета А3 - уместить всю необходимую информацию об анализе и решении проблемы на одной стороне листа формата А3).

По итогам этапа диагностики сформулированы ТОП-10 проблем в процессе бизнес-планирования:

1. Отсутствие целевых ориентиров на начальном этапе как в целом по Обществу, так и на уровне подразделений

2. Более 7 итераций расчёта геологических данных, 7 расчетов объема капитальных вложений, 7 расчетов инвестиционной эффективности и операционных затрат, трудозатраты составляют более 1000 чел./час.

3. Отсутствует преемственность с предыдущим бизнес-планом

4. Подразделения работают в разных нормативно-справочных источниках

5. Отсутствие единого информационного пространства. Процесс не автоматизирован

6. Отсутствует системности в процессе – «ручное» управление по всем направлениям

7. Нарушение графика предоставления данных, отсутствует система контроля сроков и качества

8. Отсутствие актуальной базы проектно-изыскательских работ

9. Отсутствие качественной системы коммуникаций в рамках процесса

10. Отсутствие эффективной системы мотивации участников процесса

    

Основной барьер - неэффективный уровень взаимодействия. Это одна из основных причин ошибок, допускаемых при формировании бизнес-плана. Высокая степень зависимости служб друг от друга ведет к целому каскаду изменений при внесении корректировок одной из служб:

  1. Изменение производственной программы
  2. Отсутствие понимания у служб, получателей новых исходных данных, о причинах изменений
  3. Поиск, выяснение обстоятельств что же изменилось?
  4. Увеличение сроков подготовки / обновления информации

Последствия:

Решения:

    

Этап 4. Разработка плана мероприятий по пилотным процессам                                                             

На каждую из проблем были разработаны решения и проведен анализ их эффективности путем составления 4 карт идеального состояния потока создания ценности процесса бизнес-планирования. Определены «+» и «-» каждого состояния. Критериями оценки были: сроки внедрения, стоимость внедрения и эффективность решения.

Итог: составлена целевая карта процесса бизнес -планирования при условии автоматизации процесса и при условии частичной автоматизации процесса.

Ключевые отличия от текущего состояния:

1. Единое информационное поле

2. Процесс автоматизирован и стандартизирован

3. Встроена защита от ошибок в результате ручного ввода

4. Обеспечена преемственность

5. Выделены коммуникационные точки

6. Процесс прозрачный. Используется визуальное управление эффективностью

7. Процесс контролируется владельцами

8. Используется мотивация участников процесса на основании ключевых показателей эффективности

В завершении этапа проведены следующие шаги:

Этап 5. Реализация улучшений и контроль

Цель этапа – реализовать мероприятия, заложенные в целевой карте. Ключом к решению проблем стало изменение фокуса внимания в процессе бизнес-планирования:

1. Культура планирования

Изменение отношения к процессу бизнес-планирования:

2. Повышение компетенций

Обеспечение эффективного распределения организационных ресурсов, закрепления ответственности и развития компетенций персонала.

3. Лидерство руководства в каждом блоке, ответственность за решения

Руководители своим примером демонстрируют всю важность процесса бизнес-планирования, каскадируют цели Общества на все подразделения своего блока, активно применяют практики регулярного менеджмента в процессе.

4. Управление изменениями

Действуя в сложной, динамичной среде с высоким уровнем неопределенности, Общество должно непрерывно изменяться – корректировать методы, средства и способы организации производства. Умение осуществлять эти изменения, перестраиваться, адаптироваться к постоянно меняющейся среде является важнейшей характеристикой, обеспечивающей конкурентоспособность и выживание в долгосрочной перспективе. Бизнес-план один из инструментов процесса непрерывного совершенствования в рамках управления изменениями.

    

Этап 7. Завершение и передача ответственности

После этапа реализации были подведены итоги и определены принципиальные отличия от текущего процесса:

В завершающей стадии проекта совместно были разработаны направления дальнейших улучшений:

Отзыв

В период с ноября 2017 года по июнь 2018 года в СН-МНГ был реализован проект «Повышение эффективности процесса бизнес-планирование» на основе методологии бережливого производства и корпоративной программы «ЛИНиЯ». 

Целью проекта была оптимизация процесса: сокращение цикла, трудоемкости, повышение качества. В рамках реализации данного проекта методологическую помощь оказывала компания «Лин Вектор».

Специалисты компании показали себя настоящими профессионалам и абсолютными приверженцами Бережливого производства. В рамка реализации проекта было проведено обучение 32 участников проекта из 12 подразделений инструментам БП, сформированы 24 КПСЦ (выявлено более 70 проблем), 24 матрицы RASCI, проведено 19 сессий БРП. 

В рамках всего проекта специалисты «Лин Вектор» проявляли активную позицию в части диагностики процесса, а также участвовали в разработке предложений по его улучшению в том числе исходя из лучших практик, которые принялись компанией ранее. 

Особую благодарность хотелось бы выразить Ганиеву Ильнуру за помощь в реализации одного из ключевых мероприятий выработанных рабочей группой - создание формы мониторинга процесса, что в свою очередь позволил сделать процесс более управляемым, а также создать базу «проблем» решение которых поваляет постоянно совершенствовать процесс в дальнейшем. 

В целом работа компании «Лин Вектор» заслуживает позитивную оценку и рекомендована к дальнейшему сотрудничеству.       

Вас могут заинтересовать
другие наши проекты

Повышение эффективности работы линии SMC в «Татнефть-Пресскомпозит»
Повышение эффективности работы линии SMC в «Татнефть-Пресскомпозит»
Производственное предприятие
Курс «Бережливое производство» совмещенный с разработкой проектов по улучшениям
Курс «Бережливое производство» совмещенный с разработкой проектов по улучшениям
Производственное предприятие
Проект по улучшениям в детской поликлинике Альметьевска
Проект по улучшениям в детской поликлинике Альметьевска
Здравоохранение
Все проекты
Консалтинг
Консалтинг
Подготовка<br />
Лин-тренеров
Подготовка
Лин-тренеров
Практическое обучение
Практическое обучение
Вверх