Главная»Наш опыт»Администрации городов и регионов»Постановка проектного управления в Комитете земельных и имущественных отношений г. Казань.

Постановка проектного управления в Комитете земельных и имущественных отношений г. Казань.

Клиент Администрация г. Казани
Сфера деятельности Сфера услуг
Регион Республика Татарстан
Цель проекта Постановка проектного управления в Администрации г. Казани через реализацию портфеля проектов 
lean

Результат

  • Оптимизированы 38 процессов и услуг;
  • Автоматизированы 29 услуг;
  • Создана и наполнена данными геоинформационная система, в последствии в нее переведены все оптимизированные услуги;
  • Созданы шаблоны организационно-распорядительной документации;
  • Между сотрудниками четко распределены роли и ответственности, исключены дублирующие функции;
  • Услуги переведены в МФЦ;
  • Создан Корпоративный университет;
  • Создан Call-центр;
  • Организовано физическое и электронное пространство;
  • Внедрены компетенции проектного управления.

Администрация города Казани - исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления города, наделенный полномочиями по решению вопросов местного значения.

Отраслевыми и территориальными органами Администрации г. Казани осуществлялось предоставление 92 муниципальных и 40 государственных услуг.

В проекте приняли участие 4 подразделения Администрации, оказывающие муниципальные услуги. В данном материале мы разберем оптимизацию процессов и услуг в Комитете земельных и имущественных отношений г. Казань.

Комитет земельных и имущественных отношений в рамках своей компетенции осуществляет: 

  • Полномочия по владению, пользованию, распоряжению и управлению муниципальным имуществом г.Казани (за исключением полномочий по управлению и распоряжению муниципальным жилищным фондом) и земельными участками; 
  • Приватизацию муниципального имущества (за исключением муниципального жилищного фонда); 
  • Контроль за использованием и сохранностью муниципального имущества, а также муниципального земельного контроля за использованием и охраной земель г. Казани. 

В ходе первичной диагностики были выделены 5 основных процессов для оптимизации и повышения операционной эффективности.

Оптимизация процесса «Предварительное согласование земельного участка»

Предпосылками выбора процесса являлись длительность оказания услуги, несогласованность действий, неравномерная нагрузка между структурными подразделениями комитета.

Основные цели при оптимизации процесса:

  • Сократить время цикла пилотного процесса «Предварительное согласование предоставления земельного участка» со 86 до 30 дней.
  • Повысить удовлетворенность граждан и юридических лиц.

В ходе анализа были выявлены основные проблемы, построена карта потока создания ценности, текущего и будущего состояния, проведен хронометраж.

Консультанты «Лин Вектор» предложили следующие мероприятия по улучшениям:

Цифровизация:

  • Сканировать документы при приеме, организовать работу по прикреплению выписок к электронной заявке.
  • Вносить все эксплуатирующие организации в электронное правительство для работы на основании под резолюции. Согласовывать с эксплуатирующими организациями возможности сокращения сроков рассмотрения документов.
  • Рассматривать проект градостроительного плана земельного участка в электронном виде (параллельно).

Оптимизация:

  • Выделить отдельного Специалиста на регистрацию и выдачу документов градостроительного плана земельного участка.
  • Организовать физическое пространство.
  • Разработать чек-листы и Стандартные операционные карты для сотрудников.
  • Составить стандарт общения с клиентом, скрипты общения.
  • Сформировать инструкции (памятки) для клиента.
  • Разработать систему навигации в здании.
  • Изменить график работ фронт-офиса.

Достигнутые результаты:

В результате оптимизации, полное время процесса сократилось на 83%, количество участников процесса сократилось на 35,8%, количество этапов в процессе сократилось на 67%.

Оптимизация процесса «Заключение соглашения об установлении сервитута»

Предпосылками выбора процесса являлись длительная процедура оформления, большое количество задействованных участников в процессе, длительные сроки оказания услуги и отсутствие своевременной обратной связи от Управление архитектуры и градостроительства.

Основными целями при оптимизации процесса стали:

  • Повысить удовлетворенность клиентов процесса на 80% от текущего уровня.
  • Сократить цикл пилотного процесса более чем в 3 раза, достичь длительности процесса в 16 рабочих дней с текущих 80 дней.

В ходе оптимизации процесса были выявлены основные проблемы, проведено обучение сотрудников на темы: Введение в Лин. Сервис, Картирование потока создания ценности, Организация рабочего пространства по системе 5С, Стандартизированная работа.

Также была составлена карта потока текущего и будущего состояния, разработана диаграмма времени прохождения процесса.

Консультантами «Лин Вектор» были предложены мероприятия по улучшениям:

  1. При регистрации документов в соисполнители добавить Управление архитектуры и градостроительства.
  2. Разработать единую форму письма, направляемого Управлением архитектуры и градостроительства в Комитет земельных и имущественных отношений.
  3. Сотрудникам Управления архитектуры и градостроительства использовать слой «Сервитут» (один из видов обременения земельного участка, не позволяющий хозяину пользоваться им в полной мере).
  4. Сканировать документы при приеме, организовать работу по прикреплению выписок к электронной заявке.
  5. Вносить изменения в Регламент услуги.

По итогам проведенных мероприятий по улучшениям, полное время процесса сократилось на 77%, количество участников процесса сократилось на 25%, количество этапов в процессе сократилось на 72%.

На перспективу, консультанты «Лин Вектор» предложили внести изменения в действующий регламент предоставления муниципальной услуги по заключению соглашения об установлении сервитута, укрепить взаимодействия и сотрудничества с УАиГ (Управление архитектуры и градостроительства) в части электронного обмена информацией и использования информационных слоев земельных участков.

Оптимизация процесса «Предоставление в аренду муниципального имущества города Казань

Предпосылками выбора процесса являлись:

Основными целями при оптимизации процесса стали:

  1. Повышение удовлетворенности клиентов процесса на 50% от текущего уровня.
  2. Сокращение цикла пилотного процесса с 147 рабочих дней до 97,5 дней.

В ходе оптимизации процесса были выявлены основные проблемы. Это проблемы взаимодействия с Росреестром, длительное ожидание проведения электронного аукциона на инвентаризацию объекта и сбои в системе автоматизированного учета имущества (SAUMI).

Консультантами «Лин Вектор» были предложены мероприятия по улучшениям:

Цифровизация:

Оптимизация:

Достигнутые результаты:

В результате проведенных мероприятий по улучшениям, полное время процесса сократилось на 34%, количество участников процесса сократилось на 59%, количество этапов в процессе сократилось на 55%.

Оптимизация процесса «Передача в безвозмездное пользование муниципального имущества без торгов»

Предпосылками выбора процесса являлись высокая трудоемкость подготовки проекта ПИК на бумажном носителе, большое количество задействованных участников, ожидание согласования от правового управления и корректоров.

Основными целями при оптимизации процесса стали:

В ходе оптимизации процесса были выявлены основные проблемы, проведено обучение сотрудников, рабочей группой, совместно с консультантами «Лин Вектор», составлены карты потока текущего и будущего состояния, прописаны планы мероприятий.

Консультантами «Лин Вектор» были предложены мероприятия по улучшениям:

Достигнутые результаты:

По итогам проведенных мероприятий по улучшениям, полное время процесса сократилось на 57%, количество участников процесса сократилось на 23%, количество этапов в процессе сократилось на 35%.

Оптимизация процесса «Предоставление муниципального имущества в безвозмездное пользование, закрепленного за муниципальными предприятиями и учреждениями»

Предпосылками выбора процесса являлись длительная процедура оформления, большое количество задействованных участников и длительное подписание договора безвозмездного пользования.

Основными целями при оптимизации процесса стали:

В ходе оптимизации процесса были выявлены основные проблемы, составлены карты потока текущего и будущего состояния, прописаны планы мероприятий и выделен топ 3 длительных операций в процессе:

1. Согласование и подписание проекта  – 14 дней.

2. Согласование приказа – 5 дней.

3. Анализ представленного пакета документов и ожидание «доприноса» – 5 дней.

Консультантами «Лин Вектор» были предложены мероприятия по улучшениям:

Достигнутые результаты:

По итогам проведенных мероприятий по улучшениям, полное время процесса сократилось на 46%, количество участников процесса сократилось на 18%, количество этапов в процессе сократилось на 16%.

На перспективу, консультанты «Лин Вектор» предложили изменить регламент предоставления муниципальной услуги, перевести оставшиеся услуги в электронный вид, систематизировать информацию о заявителях.

Успешная реализация проектов в Комитете земельных и имущественных отношений г. Казань во многом зависела от командной работы компетентных руководителей, консультантов «Лин Вектор» и рабочей группы, от продуманной системы мотивации персонала, вовлекаемого в процессы улучшений.

Для информирования и вовлечения персонала в процессы совершенствования в Комитете задействованы все имеющиеся информационные ресурсы. В отделах размещены стенды оперативного управления, отображающие динамику проводимых улучшений.

Вас могут заинтересовать
другие наши проекты

Регламентация процессов управления целостностью производственной инфраструктуры
Регламентация процессов управления целостностью производственной инфраструктуры
Добыча нефти
Оптимизация процесса «Выдача разрешений на ввод объектов в эксплуатацию»
Оптимизация процесса «Выдача разрешений на ввод объектов в эксплуатацию»
Администрация города
Внедренные инструменты для улучшений на одном из предприятий по производству бетона в регионе
Внедренные инструменты для улучшений на одном из предприятий по производству бетона в регионе
Производственное предприятие
Все проекты
Консалтинг
Консалтинг
Школа операционной эффективности
Школа операционной эффективности
Лин-Лаборатория<br />
(Фабрика процессов)
Лин-Лаборатория
(Фабрика процессов)
Вверх