Главная»Наш опыт»Администрации городов и регионов»Оптимизация рабочих процессов в Администрации Когалыма

Оптимизация рабочих процессов в Администрации Когалыма

Клиент Администрация г. Когалыма
Сфера деятельности Администрация города
Регион Ханты-Мансийский автономный округ
Цель проекта

Повышение эффективности 6 рабочих процессов в Администрации города

lean

Результат

Результаты получены во всех пилотных процессах, над которыми работали команды при сопровождении консультантов «Лин Вектор». Реализованы 6 проектов:

  • Повышение эффективности разработки, согласования и утверждения НПА;
  • Повышение эффективности процесса подготовки к совещаниям;
  • Повышение показателей инвестиционной привлекательности;
  • Повышение эффективности реализации муниципальных программ;
  • Повышение эффективности процесса реализации финансовой поддержки малого и среднего предпринимательства;
  • Внедрение 5С и корпоративной культуры.

  1. Повышение эффективности разработки, согласования и утверждения НПА (нормативно-правовой акт)

Проблемы:

Долгий и сложный процесс разработки, согласования и утверждения НПА. Длительность процесса составляла от 70 до 122 рабочих дней. В процессе участвовало 30 человек. Документооборот осуществлялся только в бумажном виде. На разных этапах согласования присутствовало большое количество возвратов.

Внедренные решения:

  • Разработаны шаблоны нормативно-правовых актов. Создано единое информационное пространство для оперативной работы. Это обеспечивает быстрый доступ к шаблонам, систематизирует существующую информацию. Также теперь есть возможность одновременного просмотра файла несколькими сотрудниками, это ускоряет процесс создания и согласования проектов НПА.
  • Налажена подпись документооборота (письма, служебные записки и т.д.) электронной подписью.
  • Разработан шаблон с закрепленными областями и автоматической конвертацией файла в формат PDF с визуализацией электронной подписи и отметки регистрации документа.
  • Идет отладка и настройка личных кабинетов пользователей системы «Дело».

Достигнутый результат: К итогам проекта успешно реализованы мероприятия по настройке опции «ЭП и шифрование» электронного документооборота. Также разработан 51 шаблон НПА, с закрепленными областями и автоматической конвертацией файла в формат PDF, визуализацией электронной подписи и отметки регистрации документа.

Реализованные мероприятия позволят сократить излишнюю трудоемкость на процесс в количестве 184 тыс. человеко-часов и значительно уменьшить бумажный документооборот в количестве 637 тыс. листов в год. На сегодняшний день удалось сократить процесс на 25%.

  1. Повышение эффективности процесса подготовки к совещаниям

Проблемы:

Некачественная организация проведения совещаний и предоставления информации. Участники совещаний не работают с электронной почтой, из этого следует неполная явка приглашенных участников. Также присутствовали большие затраты времени и бумаги на подготовку и распечатку всех материалов и документов для совещания. Фактическое время выполнения процесса растягивалось на 7-9 рабочих дней.

Внедренные решения:

  • Настроен Outlook у сотрудников и уведомления о совещаниях.
  • Разработан стандарт проведения совещания и стандарт пакета документов.
  • Разработан чек-лист для мониторинга подготовки проведения совещания.
  • Разработан шаблон презентации и доклада.

Достигнутый результат: Данный процесс удалось сократить в 2 раза благодаря его стандартизации. В итоге сотрудники имеют понятный алгоритм действий и максимально упрощенную процедуру подготовки совещаний.

 

  1. Мониторинг и управление показателями инвестиционной привлекательности

Проблемы:

Рейтинг г. Когалыма по оценке инвестиционного климата и оценке конкуренции был снижен. Отсутствовало оперативное управление показателями, мотивация на достижение показателей у отделов Администрации, мониторинг показателей.

Внедренные решения:

  • Разработана форма матрицы декомпозиции показателей.
  • Разработан стенд с показателями для визуализации.
  • Организован ежемесячный сбор данных по достижению значений показателей рейтинга.
  • Стандартизирован процесс управления показателями инвестиционной привлекательности на протяжении года (нормативные сроки, отслеживание и т.п.).

Достигнутый результат: Данный процесс был выстроен полностью заново. По итогам года по 75% показателей получена мощная положительная динамика.

  1. Проект повышения эффективности процесса подготовки аналитического отчета о ходе реализации муниципальных программ

Проблемы:

Высокая трудоемкость процесса. В процессе участвовало 30 человек. Работа проводилась в разных формах, соответственно, действия дублировались. Затрачивались временные ресурсы на уточнение информации.

Внедренные решения:

  • Разработана матрица распределения ролей и ответственности в процессе.
  • Создан шаблон аналитического отчета по муниципальным программам (далее МП).
  • Разработана инструкция по заполнению шаблона отчета по МП.
  • Обеспечено единое информационное пространство для внесения данных по унифицированной форме всеми участниками.

Достигнутый результат: Основные мероприятия были направлены на сокращение ошибок и трудоемкости процесса проверки и объединения информации. Трудоемкость и количество возвратов сократились в 2 раза.

  1. Повышение эффективности процесса реализации финансовой поддержки малого и среднего предпринимательства (далее МСП)

Проблемы:

Появилась необходимость в расширении субъектов МСП. Отсутствовало качественное информирование субъектов МСП. Отсутствовал простой понятный процесс.

Внедренные решения:

  • Осуществляется взаимодействие с ЦЗН по информированию субъектов предпринимательства по предоставляемым мерам поддержки.
  • Реализована возможность электронной подачи заявления на получение поддержки.
  • Исключен из списка согласующих постановление Комитет финансов.
  • Реализована процедура согласования договоров в электронном виде.
  • Увеличена интенсивность размещения информации по мерам поддержки в социальных сетях и мессенджерах.

Достигнутый результат: Главной задачей данного проекта было повысить интерес со стороны МСП к данному процессу. Благодаря проекту сегодня осуществляется взаимодействие с Центром занятости по информированию субъектов предпринимательства по предоставляемым мерам поддержки. Для сокращения сроков процесса исключен из списка согласующих постановление Комитет финансов, реализована процедура согласования договоров в электронном виде.

Увеличилось количество субъектов, заявившихся на финансовую поддержку по сравнению с 2018 годом на 18%. Время предоставления муниципальной услуги уменьшилось на 12 дней.

 

  1. 5С и корпоративная культура

Проблемы:

Отсутствовали элементы корпоративного стиля. Также отсутствовали основы для вовлечения сотрудников в процесс улучшений.

Внедренные решения:

  • Организованы кабинеты на принципах 5С. Проведен конкурс на лучшее рабочее место.
  • Разработан стандарт организации рабочих мест.
  • Разработано положение по вовлечению персонала в процесс улучшений.
  • Разработан стандарт корпоративной культуры и общения.

Достигнутый результат: Сформированы элементы корпоративного стиля. Сформирована основа для вовлечения сотрудников в процесс улучшений. Удалено 300 кг. бумаги. Большое внимание было уделено системным элементам и развитию корпоративной культуры. Разработаны и приняты в работу «Положение по вовлечению сотрудников», визуальная схема подачи предложений, стандарт корпоративной культуры и клиентоориентированности.

Подробнее о мероприятиях, проведенных в рамках процесса, можно прочесть здесь http://admkogalym.ru/news/detail/?ELEMENT_ID=23012

За последние полгода проведены два мотивирующих мероприятия-конкурса «Самый инновационный сотрудник» и «Самый организованный отдел».

Результаты проекта были презентованы на Бережливом комитете с участием Главы Администрации города Когалыма. Здесь же консультантами «Лин Вектор» озвучены рекомендации по тиражированию лучшей практики и предложения по дальнейшему развитию.

Вас могут заинтересовать
другие наши проекты

Повышение эффективности работы горячего цеха
Повышение эффективности работы горячего цеха
Сфера услуг
Повышение операционной эффективности на заводе по производству транспортного электрооборудования
Повышение операционной эффективности на заводе по производству транспортного электрооборудования
Машиностроение
Оптимизация процессов производства и логистики «деталей нижнего пояса» «РИАТ»
Оптимизация процессов производства и логистики «деталей нижнего пояса» «РИАТ»
Машиностроение
Все проекты
Консалтинг
Консалтинг
Дистанционное обучение
Дистанционное обучение
Практическое обучение
Практическое обучение
Вверх