Когда мы говорим о производстве, ни у кого не возникает вопроса «что же такое запасы?». Когда говорим об услугах, сервисе или офисных процессах, все становится не таким очевидным и предсказуемым. И мы начинаем задумываться о значении запасов в офисе.
Бумага, канцелярские принадлежности и техника, конечно же входят в «запасы» в офисе, но это малая их часть. Самая важная часть запасов – это запасы работы. В офисе они проявляются в виде переполненных папок для хранения документов, большого количества открытых файлов на компьютере, с которыми одновременно ведется работа, полные ячейки входящих документов и пр. Каждый файл или лист бумаги на столе – это кусочек работы, который ожидает своей очереди, внимания или каких-либо действий. И чем больше таких бумаг или файлов, тем больше запасов.
Эти запасы необходимо контролировать и стремиться сокращать. Это нужно как для повышения клиентоориентированности, скорости, качества и сокращения срока выполнения услуг, так и для повышения экономического эффекта.
Вот несколько простых решений и советов для устранения запасов в офисе:
- Порядок на рабочем месте и в офисе – это всегда быстрый доступ к нужным канцелярским предметам, папкам, документам и пр.
- На рабочем месте должно быть только самое необходимое. Вовремя избавляйтесь от поврежденной или не рабочей техники, ненужных канцтоваров, неактуальных документов, лишних файлов и т.д.
- Сведите к минимуму ненужные передвижения по офису сотрудников, а также документов и т.д.
- Проводите свой рабочий день максимально эффективно. Знайте: даже за то время, что вы тратите на ожидание человека, звонка или подписи начальника, можно успеть сделать не одно дело.
- Постоянное переписывание, перепечатывание документов из-за случайно допущенной ошибки или опечатки отнимает драгоценное рабочее время. Старайтесь сделать все правильно с первого раза.
- Весь коллектив должен работать как единое целое. Каждый сотрудник должен четко знать свои обязанности и качественно выполнять их.
Наш мир очень быстро меняется, технологии постоянно развиваются. Офисные процессы не стоят на месте, поэтому важно их постоянно анализировать и стараться улучшить. Не останавливайтесь, ищите подходы и методы, которые подойдут именно вам и вашей компании. И результат не заставит себя долго ждать! Вы быстро заметите, насколько эффективнее и проще станет ваша работа.
