Бережливый офис – подход, который позволяет повысить эффективность административных процессов за счет сокращения длительности операций, времени ожидания, снижения числа ошибок и трудоемкости.
Предпосылки
- многочисленные проблемы в офисных процессах,
- проблемы в коммуникациях между отделами,
- длительные сроки протекания процессов,
- дублирование функций
Решение (программа курса)
Модуль 1. Введение в Лин-офис. Процессы верхнего уровня. Эффективность процессов среднего уровня.
- Предпосылки внедрения системы непрерывных улучшений (СНУ) на основе Лин-технологий.
- Модель операционной эффективности.
- Понятие о концепции бережливого офиса.
- Клиентоориентированность.
- Практика применения методов и инструментов Бережливого офиса (практические кейсы).
- Понятия ценности и потерь. Примеры потерь в офисных процессах.
- Система непрерывных улучшений (Кайдзен).
- Инструменты повышения процессной эффективности.
- Понятие процессной модели.
- Приоритизация процессов. Выбор процессов для анализа и улучшений.
- Построение процессной модели.
- Приоритизация процессов. Выбор приоритетных процессов.
- Определение показателей приоритетных процессов.
- Картирование потока создания ценности.
- Показатели результативности и эффективности процессов.
- Методы анализа и решения проблем (Диаграмма Парето, Диаграмма Исикавы, 5Н1W, паспорт А3).
- Принципы перехода к будущему состоянию.
- Приоритизация мероприятий и формирования плана перехода к будущему состоянию.
- Описание текущего состояния ключевых процессов, анализ ключевых процессов.
- Анализ проблем в формате А3.
- Проектирование будущего состояния приоритетных процессов.
- Разработка мероприятий для перехода к будущему состоянию приоритетных процессов.
Модуль 2. Операционная эффективность. Условия для успешного запуска и функционирования СНУ.
- Инструменты повышения операционной эффективности.
- Планировка офиса на принципах Лин.
- Эффективная организация рабочего пространства на принципах 5С (физического и электронного).
- Визуализация в офисе.
- Управление компетенциями в офисе.
- Стандартизация в офисе.
- Инструменты оценки уровня операционной эффективности для руководителя и специалистов.
- Проведение аудита рабочих мест.
- Формирование квалификационной матрицы.
- Формирование операционного стандарта.
- Управление изменениями.
- Организационная подготовка проектов.
- Отбор и развитие лидеров.
- Формирование команд.
- Развитие навигаторов.
- Информационная поддержка СНУ.
- Формирование системы непрерывного обучения СНУ.
- Практики регулярного менеджмента.
- Мотивация сотрудников. Материальная и нематериальная мотивация персонала на развитие процессов компании.
- Организация контроля в рамках СНУ.
- Система эскалации.
- Разработка дорожной карты развития СНУ.
Результат
При условии планомерной работы в области улучшений, организации могут в течение 1-3 лет прийти к следующим результатам:
- 30–80% Сокращение времени процессов
- 20–50% Сокращение количества участников процессов
- 20–70% Сокращение количества этапов процессов
- 20–40% Снижение ошибок при обработке заказов
