RU EN

Программа «Безбумажный офис»

Экономические санкции, которые были введены по отношению к России за последнее время, застигли многих врасплох. На фоне многократного роста цен на бумагу и возникшего дефицита компании вынуждены искать варианты сокращения расходов. Выходом из сложившейся ситуации может стать внедрение программы «Безбумажный офис». Мы попросили рассказать об этой программе экспертов ГК «Лин Вектор» более подробно.

— Расскажите, пожалуйста, когда была разработана программа «Безбумажный офис», и в чем заключается ее суть?

— Эту программу мы активно внедряем уже с 2010 года. При ее реализации мы используем инструменты, направленные на сокращение бумаги и бумажного документооборота. Это важно не только с точки зрения экономии финансовых ресурсов организации, но и с позиции следования ESG-принципам (сохранения экологии, высокого уровня социальной ответственности и качественного корпоративного управления).

— Какие сложности могут возникнуть при реализации программы «Безбумажный офис?»

— Надо сказать, что до недавнего времени были ограничения на законодательном уровне, которые не позволяли работать многим организациям только в цифровом формате. Но сегодня, в условиях перехода к цифровой экономике, меняются нормативно-правовые акты, которые уже позволяют нам постепенно переходить от бумажных носителей информации к цифровым.  Например, если раньше сведения о трудовой деятельности граждан фиксировались на бумаге, то на сегодняшний день повсеместно используются трудовые книжки в электронном формате. Другой пример: сервис по отправке и получению писем в электронном виде через «Почту России» дает нам возможность отказаться от бумажных писем. Это решение может быть полезным для любых компаний, особенно для тех, чья деятельность связана с перепиской, в том числе и для государственных органов. 

Второе ограничение – это привычка людей приходить на совещания с огромным количеством распечатанных презентаций. Можно привести статистику из наших проектов: в компании со среднесписочной численностью 500-600 человек ежегодные расходы на бумагу составляют 1,5 млн руб. Учитывая, что стоимость бумаги выросла до 10 раз, затраты могут увеличиться до 15 млн руб. в год! Конечно, это огромные суммы… Внедрение «безбумажного офиса» дает прямой экономический эффект благодаря разработке организационных мероприятий, изменению процессов и культуры.

— Какие шаги нужно предпринять для реализации этой программы в отдельной организации или структурном подразделении?

— Во-первых, провести диагностику, чтобы определиться с проблематикой. Необходимо понять, где возникает бумажный документооборот. Выявить и определить те места, те точки процесса, которые он затрагивает. Во-вторых, понять причины его возникновения. В-третьих, продумать мероприятия, которые дадут возможность исключить бумажный документооборот.

Есть ли у вас примеры успешного внедрения проектов по реализации программы «Безбумажный офис?»

— Да… У нас был проект в одном из структурных подразделений органов государственной власти, где ежедневно формировались пакеты документов от заявителей (набор входящих документов), а также проекты постановлений и распоряжений (набор выходящих документов). Сформированные пакеты документов далее передавались по процессу для того, чтобы руководитель их подписал. Когда мы начали работу над проектом, курьер отвозил до 60 комплектов таких документов ежедневно! На выходе нашего проекта количество комплектов стало (максимум) 4-5 в сутки, а прямой экономический эффект для этого учреждения (численностью 100 человек) составил 600 тыс. руб./год. Эффект был рассчитан только по статье затрат «бумага», не считая стоимости картриджа, расходов на дорогу, оплаты труда курьера. Еще раз хотим отметить, что этот эффект был получен для небольшого структурного подразделения. Очевидно, что для крупных компаний суммы затрат многократно возрастают…

Если вас заинтересовала программа «Безбумажный офис», то оставьте заявку на нашем сайте. Мы можем поделиться примерами реализованных проектов и подобрать решения.

Вас могут заинтересовать следующие наши услуги
Реинжиниринг процесса
Безбумажный офис
Цифровая трансформация в компаниях частного корпоративного сектора

ОЦЕНИТЕ УРОВЕНЬ РАЗВИТИЯ ВАШЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Оценить