Фабрика процессов — это учебно-практическая площадка, где в условиях, максимально приближенных к реальным, моделируются и отрабатываются бизнес-процессы.
В отличие от производственных фабрик процессов, офисная фабрика процессов специализируется на имитации процессов, характерных для офисных подразделений.
Особенности офисных процессов
Производственник видит бракованную деталь. Офисный работник имеет дело с «бракованной» информацией: неполной заявкой, договором с ошибкой, искаженным сообщением в цепочке писем. Наша фабрика фокусируется на потоке информации, а не материалов. Участники — это «белые воротнички»: менеджеры по продажам, юристы, бухгалтеры, маркетологи, которые работают с документами и клиентской коммуникацией.
Потери в офисных процессах
В офисных процессах сложно идентифицировать потери, потому что они часто неосязаемы. Например:
- Ожидание: время, потраченное на ожидание коллег, ожидание клиентов нашего ответа.
- Перемещение: лишние движения сотрудников, например, хождение за нужными документами по кабинетам, сбор подписей.
- Излишняя обработка: выполнение ненужных шагов в процессе, когда можно было бы обойтись меньшим количеством действий.
- Дефекты: ошибки, опечатки или неточности в документах, которые требуют исправления, потери документов.
- Перепроизводство: создание избыточных документов или других материалов, которые никто не использует.
- Излишние запасы: хранение большого количества ненужных бумаг, файлов или информации.
- Неиспользованный человеческий потенциал: когда рутинные операции ложатся на плечи опытных сотрудников.
Фабрика процессов «Повышение эффективности офисных процессов»
Именно для борьбы с этим хаосом создана фабрика процессов «Повышение эффективности офисных процессов». Это не просто тренинг, а реалистичный симулятор реального процесса отдела продаж продукции, где мы показываем не абстрактные, а самые болезненные офисные потери.
Уникальность: Офисные инструменты для офисных проблем
Мы не просто берем заводские инструменты Бережливого производства. Мы их переосмысливаем для офисной реальности.
- Картирование потока создания ценности (КПСЦ). Мы строим процесс, где каждая «дорожка» — это отдел или роль (Продажи, Юристы, Бухгалтерия), становится видно, как заявка «переплывает» от отдела к отделу, где она «тонет» в ожидании и где возникают «встречные течения» в виде переделок. Эта нотация наглядно показывает главный проблемы офисных процессов — разрывы в коммуникации между функциями.
- Стандартизация — это не инструкции к станку, а единые шаблоны договоров, регламенты ответа клиенту и маршруты согласования.
- Оперативное управление в офисе – это отслеживание показателей процесса по качеству, срокам, персоналу и затратам.
Как проходит Фабрика офисных процессов?
Все мы знаем, что первая стадия принятия новых знаний, изменений или управленческих решений – это отрицание.
По нашему опыту, Фабрика процессов, меняет сознание сотрудников в 5 этапов:
- Первый: погружение сотрудников в проблемную ситуацию. Установление амбициозных целей;
- Второй: осознание недостаточности собственных знаний. Ваши сотрудники понимают, что не могут достигнуть установленных целей с существующим набором компетенций;
- На третьем этапе происходит: Формирование готовности к восприятию новых знаний;
- И только на четвертом этапе начинается: Обучение концепции Бережливого производства;
- На пятом этапе формируется уверенность в работоспособности Лин-инструментов за счет достижения установленных целей и работе в команде.
Кроме того, обучение в Фабрике процессов позволяет моментально применить полученных знания на практике и достигнуть «быстрых побед». Эффективность усвоения знаний составляет 80-90%.
Имитационная игра содержит 4 раунда, в каждом из которых имитируются стадии развития Компании. Участники обучения имеют возможность прохождения всех стадий развития компании за период обучения.
Опыт группы компаний Лин Вектор показывает, что фокусировка на пяти данных направлениях позволяет максимально эффективно управлять процессами и не отвлекаться на второстепенные аспекты.
Преимущества нашего решения:
- Работает на любой ОС (Windows, Android, iOS);
- Доступно из любой точки мира;
- Управление осуществляется через мобильное устройство;
- Удобный и настраиваемый интерфейс;
- Обновление данных в режиме онлайн;
- Интеграция с 1С и другими корпоративными системами.
Помимо этого, мы разработали два автоматизированных инструмента для: проведение хронометража и построения стандартных операционных процедур.
Что дает офисная фабрика процессов?
Обучение на Фабрике «Офисные процессы» дает участникам четыре ключевые ценности, которые невозможно получить при традиционных формах обучения:
Командное взаимодействие
Развивается естественным образом в процессе совместной работы над улучшением процессов. Участники учатся эффективно взаимодействовать с коллегами из различных функциональных областей.
Гарантированное освоение инструментов
Обеспечивается через практику применения каждого изученного инструмента. К концу обучения каждый участник уверенно владеет всем набором инструментов Бережливого производства.
Мотивация на улучшение
Формируется через личный опыт успешного применения изученных методов. Участники видят реальные результаты и хотят достичь таких же улучшений в своей работе.
Готовность к реализации проектов
Возникает благодаря практическому характеру обучения. Участники не только знают, что нужно делать, но и умеют это делать.
Фабрика офисных процессов — это не про теорию. Это про то, как за два дня превратить офисный хаос в отлаженный механизм, где ценность для клиента создается быстро, без потерь и с удовольствием.
