Сокращение времени оказания муниципальной услуги «Предоставление в собственность или в аренду, земельных участков» на 22,5 %
Особенностью данной муниципальной услуги является тот факт, что прием документов ведут сотрудники Районных администраций, выполняя тем самым роль фронт-офиса, а подготовкой договора занимается структурное подразделение мэрии. Таким образом, на первоначальном этапе выявлена фрагментарность процесса, которая влечет за собой такие потери, как ожидание информации и транспортировка. Экспертам необходимо оценить эффективность и возможность «соединения» процесса на одном подразделении.
Для выявления основных проблем были построены карты потока создания ценности и проведен хронометраж. И предложены быстрые для реализации решения которые могут, значительно сократить и оптимизировать процесс. Например, такие как:
- Переход на согласование договора в электронный вид.
Эффект: Сокращено 10 дней ожидания согласования и 10 страниц бумаги (1 договор). - Формирование отказов при приеме заявителя в зоне фронт-офиса.
Эффект: Сокращение количества отказов в услуге заявителям. - При поступлении заявки на рассмотрение, направлять запросы параллельно с указанием срока.
Эффект: Сокращено до 10 дней. - Создание чек-листа приема документов для сотрудников, в целях создания единого подхода при приеме документов.
- Организация перевода услуги в цифровой вид.
- Подготовка шаблонов договоров и распоряжений, с целью исключения юристов и корректоров.
Эффект: Сокращено до 3 дней.
В качестве примера, проблемы, выделенные в процессе:
- Перевозка проекта договора на бумажном носителе курьером;
- Фрагментарность процесса между районной администрацией города;
- Неполная информация на входе от заявителей;
- Длительное ожидание на этапе визирования документа должностными лицами;
- Длительность согласования юристами;
- Большая загрузка специалистов земельного контроля;
- Ожидание ответов от министерств и ведомств.
Потери при подготовке договора указаны на рисунке №2.