Совещания являются неотъемлемой частью культуры компании. На проводимых совещаниях предлагаются к обсуждению проблемы и задачи, стоящие перед коллективом… но, чего-то не хватает. Большинство участников совещания скучают, делая вид, что внимательно слушают и участвуют в повестке дня; другие – под видом удаленного управления просматривают интересные на их взгляд новости и сообщения в телефоне; третьи – из последних сил борются со сном – знакомая ситуация?
Труд управленцев и руководителей организаций во многом сводится к совещаниям. К сожалению, плохие совещания почти всегда приводят к неверным решениям. Так в чем же проблема?
Совещания скучны — вместо того чтобы вовлекать и совместно раскапывать причинно-следственную связь важных вопросов, большинство руководителей изо всех сил стараются избежать трений и уложиться в отведенное время. Эти цели могут показаться благородными, но именно они делают совещания такими плохими.
Совещания неэффективны, поскольку им не хватает контекстуальной структуры. Участникам сложно понять, что надо делать: дебатировать, голосовать, устраивать мозговой штурм, высказывать мнение или просто слушать.
Изучив метод «эффективного совещания», можно разобраться в типичных ошибках при его проведении, потерях и стоимости совещания.
Соответствие целям
Перед началом проведения собрания необходимо понять цель совещания: найти решение какой-либо проблемы, поставить новые задачи, обсудить важные нововведения и т.п.
Конкретика
Перед началом совещания очень важно четко обозначить его повестку и всем участникам совещания подготовить необходимые материалы для выступления или отчетности. Необходимо разослать повестку всем планируемым участникам совещания заранее.
Кратковременность
Идеальная длительность совещания — 30 минут, максимальная — час. Внимания любого человека хватает примерно на 40 минут, после этого оно начинает рассеиваться.
Тайминг
Эффективность совещания обеспечивает жесткий тайминг. Попробуйте установить таймер для каждого выступающего и пресекайте любые разговоры не по делу.
Причастность участников
На совещании должны находиться только те сотрудники, кого непосредственно касается тема собрания. Участников может быть меньше, а уровень их влияния на рассматриваемую проблему — выше.
Право голоса
У каждого присутствующего на совещании должно быть право голоса и право на мнение, идеи, сомнения и вопросы.
Протокол
В процессе совещания можно вести протокол, который будет продублирован всем его участникам по завершению встречи.
Повышение эффективности совещаний даст возможность людям, управляющим организациями и коллективами, не только улучшить результативность, но и позитивно повлиять на жизни людей, в том числе и на свою собственную.Сейчас, в связи с пандемией коронавируса многие бизнес-процессы частично или полностью перемещаются в интернет-пространство. Благодаря современным технологиям онлайн-совещания – отличный выход из ситуации с самоизоляцией.
