Проект 1. Оптимизация процесса закупок.
Предпосылками выбора данного проекта было несвоевременное заключение контрактов, что в свою очередь приводило к срыву сроков проведения работ по благоустройству города, а также к трудностям при расчете с подрядчиками. Количество контрактов, заключенных в срок увеличивается, однако риск несвоевременного заключения контрактов сохраняется.
Цели были обозначены следующие:
- Недопущение случаев несвоевременного заключения контрактов
- Повышение качества разрабатываемой конкурсной документации
- Снижение количества замечаний со стороны контрольных органов
Был проведен комплексный анализ причин, которые были потенциальными источниками проблемы, среди которых:
- Субъективная оценка заявки (отсутствие единых критериев оценки)
- Разногласия по составу закупки, ценам и объемам
- Неправильные действия участников закупки
- Технические проблемы с ПО
- Некорректные КП
Основными мероприятиями, которые дали положительный эффект стали:
- Введение годового графика проведения закупочных процедур
- Введение Регламента действий сотрудников контрактной службы
- Внедрение Регламента взаимодействия сотрудников контрактной службы
Основные результаты создания стандарта действий в период исполнения контракта:
- Эффективная организация проведения закупок, условий и результатов
- Своевременное инициирование закупки и детальное формирование требований к её предмету
- Четкое распределение обязанностей и ответственности сотрудников контрактной службы
- Ведение и контроль выполнения годового графика проведения закупочных процедур, выявление отклонений и обеспечение принятия решений для их своевременного устранения
- Корректное ведение годового графика проведения закупочных процедур
- Обеспечение соответствия итоговых результатов закупок начальным требованиям
Основные результаты ведения годового графика проведения закупочных процедур:
- Возможность планирования состава закупок
- Установка контрольных сроков выполнения мероприятий
- Ежедневный мониторинг отклонений
- Быстрое принятие решений в целях соблюдения заданных сроков
Основные результаты создания стандарта действий в период исполнения контракта:
- Обеспечение контроля за ходом исполнения контракта
- Соблюдение сроков исполнения контракта
- Соблюдение порядка ведения претензионной работы
- Организация приемки результатов
- Быстрое принятие решений в случае обнаружения отклонений