Работа по оптимизации муниципальных услуг и выстраиванию системы непрерывных улучшений велась 1,5 года, начиная с июля 2017 года.
В проекте участвовали 4 структурных подразделения:
- Управление Архитектуры и градостроительства,
- Комитет земельных и имущественных отношений,
- Комитет внешнего благоустройства,
- Управление градостроительных разрешений.
За этот период удалось оптимизировать 16 муниципальных услуг. Время предоставления отдельных услуг удалось сократить в 8 раз. Большинство мероприятий, которые привели к таким результатам, находились в области полномочий самих подразделений, а именно:
- Сокращение излишних/дублирующих согласований,
- Более четкое разделение функционала между сотрудниками,
- Сокращение/исключение ошибок, благодаря шаблонам и повышению компетенций.
Помимо этого, значительный эффект дало выстраивание взаимоотношений со сторонними организациями, был осуществлен переход на электронный документооборот.
В услугах Управления архитектуры и градостроительства для повышения эффективности процесса и удовлетворенности заявителей, команда проекта вышла с предложением «о сокращении формы заявления на присвоение адреса» в Министерство Финансов Российской Федерации в результате данная форма была пересмотрена и сокращена с 12 страниц до 7страниц.
Основной потенциал в учреждениях, предоставляющих услуги, это потенциал трудоемкости. Одной из основных задач проекта было выявить резервы трудоемкости с целью сокращения переработок сотрудников. Эффект по итогам проекта составил более миллиона трудо-часов. Благодаря переводу части услуг в электронный вид и отказа от бумажного документооборота, в ряде процессов значительно снизили потребление бумаги. Данный эффект в переводе на сбереженные деревья составил 210 336 деревьев в год.
В течение последнего полугодия основной упор был сделан на развитие внутренних компетенций – подготовку Навигаторов. Еженедельные сессии на протяжении 6 месяцев и реализация личных проектов по улучшениям позволили не только сформировать устойчивые компетенции, но и получить эффект по результатам проектов в области развития корпоративной культуры, постановки системы показателей, оптимизации процессов закупок и юридического сопровождения, создания комфортной зоны фронт-офиса и т.д.
