Успешно завершился проект в Администрации города Когалыма. Результаты получены во всех пилотных процессах, над которыми команды работали при сопровождении консультантов «Лин Вектор». Реализованы проекты:
1. Процесс разработки, согласование и утверждение НПА (нормативно-правового акта)
Основной задачей было сократить трудоемкость данного процесса и время выхода НПА. К итогам проекта успешно реализованы мероприятия по настройке опции «ЭП и шифрование» электронного документооборота. Также разработан 51 шаблон НПА, с закрепленными областями и автоматической конвертацией файла в формат PDF, визуализацией электронной подписи и отметки регистрации документа. Все реализованные мероприятия позволят сократить излишнюю трудоемкость на процесс в количестве 184 тыс. человеко-часов и значительно уменьшить бумажный документооборот в количестве 637 тыс. листов в год. На сегодняшний день удалось сократить процесс на 25%.
2. Процесс реализации финансовой поддержки субъектам МСП (малого и среднего предпринимательства)
Главной задачей данного проекта было повысить интерес со стороны МСП к данному процессу. Благодаря проекту сегодня осуществляется взаимодействие с Центром занятости по информированию субъектов предпринимательства по предоставляемым мерам поддержки. Реализована возможность электронной подачи заявления на получение поддержки, увеличена интенсивность размещения информации по мерам поддержки в социальных сетях и мессенджерах. Для сокращения сроков процесса исключен из списка согласующих постановление Комитет финансов, реализована процедура согласования договоров в электронном виде.
3. Процесс мониторинга и управления показателями инвестиционной привлекательности
Данный процесс был выстроен полностью заново. Разработана форма матрицы декомпозиции показателей, разработан стенд (экран) с показателями для визуализации, организован ежемесячный сбор данных по достижению значений показателей рейтинг, стандартизирован процесс управления показателями инвестиционной привлекательности на протяжении года (нормативные сроки, отслеживание и т.п.). По итогам года по 75% показателей получена мощная положительная динамика.
4. Процесс подготовки отчета о ходе реализации муниципальных программ
Основные мероприятия были направлены на сокращение ошибок и трудоемкости процесса проверки и объединения информации. Разработана матрица распределения ролей и ответственности, создан шаблон аналитического отчета по муниципальным программам, разработана инструкция по заполнению шаблона отчета, обеспечено единое информационное пространство для внесения данных по унифицированной форме всеми участниками.
5. Процесс подготовки к совещаниям
Данный процесс удалось сократить в 2 раза благодаря его стандартизации. Разработан стандарт проведения совещания, стандарт пакета документов. Также разработан чек-лист для мониторинга подготовки проведения совещания, шаблон презентации и доклада, настроен Outlook у сотрудников и уведомления о совещаниях. В итоге сотрудники имеют понятный алгоритм действий и максимально упрощенную процедуру подготовки совещаний.
Большое внимание было уделено системным элементам и развитию корпоративной культуры. Разработаны и приняты в работу «Положение по вовлечению сотрудников», визуальная схема подачи предложений, стандарт корпоративной культуры и клиентоориентированности.
За последние полгода проведены два мотивирующих мероприятия-конкурса «Самый инновационный сотрудник» и «Самый организованный отдел».
Результаты проекта были презентованы на Бережливом комитете с участием Главы Администрации города Когалыма. Здесь же консультантами «Лин Вектор» озвучены рекомендации по тиражированию лучшей практики и предложения по дальнейшему развитию.
