- КлиентОтдел закупок машиностроительного предприятия
- Сфера деятельностиОбрабатывающие производства
- РегионРеспублика Татарстан
- Цель проектаРазработать решения для внедрения автоматизированного процесса планирования закупок
Результаты:
Процессы:
- Собран перечень проблем в процессе планирования закупок.
- Описаны процессы IS AS и ТO BE.
Система:
- Проанализирована работа с данными в каждом направлении блока закупок.
Культура:
- Налажена коммуникация между заказчиком и разработчиком.
Зачастую на проектах по автоматизации процессов между Заказчиком и Разработчиком возникают такие ситуации, когда для решения части вопросов необходимо привлечь третью сторону. Этот проект – тому подтверждение.
Эксперты компании ГК «Лин Вектор» «примкнули» к проекту уже на этапе активной работы Разработчика по автоматизации процесса планирования закупок. К этому моменту между Разработчиком и Заказчиком уже накопилось ряд проблем:
- Отсутствовала налаженная коммуникация между Разработчиком и Заказчиком. Чем это было обусловлено? Тем, что каждый сотрудник отдела закупок процесс планирования осуществлял по своему алгоритму. Это происходило из-за разнообразия номенклатуры, способов и условий закупок. Все это приводило к осложнениям в поиске унифицированных решений.
- Отсутствовал полный перечень проблем процесса и, как следствие, у частников проекта не было понимание того, какие проблемы будут решены путем внедрения программного обеспечения (ПО), а какие – потребуют дополнительного анализа для поиска решений.
Сложившаяся ситуация потребовала привлечения таких специалистов, которые должны были помочь:
- перевести требования бизнес-процесса с языка пользователей в требования к ПО;
- консолидировать информацию;
- вместе с Разработчиком сформировать решения по системным проблемам.
Задача по налаживанию коммуникаций была решена достаточно быстро – руководителем были обозначены ответственные по каждому направлению, а также были определены периодичность и длительность встреч вновь организованной рабочей группы.
Работа с проблемами. Совместно с организованной рабочей группой эксперты «Лин Вектор» описали процесс планирования закупок верхнего уровня, который дал понимание общих системных проблем процесса. Было проведено интервью с каждым сотрудником направления, и совместно с рабочей группой был описан подробный процесс AS IS (как есть). Перечень имеющихся проблем был дополнен проблемами процесса каждого направления. На выявленные проблемы были разработаны решения, а также был описан процесс TO BE (как будет).
В результате совместной работы Разработчик получил описанные требования к продукту, рекомендации по структуре для разработчиков ПО. У Заказчика же появилось понимание того, как будет реализовано ПО, что и когда делает каждый из участников процесса. А самое главное – появилась ясность в том, какие проблемы будут «закрыты» через внедрение программного продукта, а какие – потребуют поиска дополнительных решений.
Если у Вас появилась потребность во внедрении нового программного продукта, на старте проекта Вам стоит подумать о привлечении специалистов из области бизнес-анализа или заказать проект по цифровой трансформации.
Привлечение методологов или бизнес-аналитиков в проекты – это общемировая практика. Эти специалисты имеют навыки описания бизнес-процессов, что позволяет им грамотно перевести требования процесса в требования к программному продукту. Это выгодно отличает их от тех специалистов, которые запрашивают внедрение ПО в лице пользователей и подобного опыта не имеют.
Разработчики, получая грамотно сформированные требования, не тратят время на сбор информации, описание требований, а концентрируются на поиске (разработке) решений для требований бизнес-процесса.
