Главная»Наш опыт»Администрации городов и регионов»Постановка проектного управления в Управлении градостроительных разрешений в г. Казань

Постановка проектного управления в Управлении градостроительных разрешений в г. Казань

Клиент Администрация г. Казани
Сфера деятельности Администрации городов и регионов
Регион Республика Татарстан
Цель проекта Постановка проектного управления в Администрации г. Казани через реализацию портфеля проектов 
lean

Результат

Процессы

  • Оптимизированы 38 процессов и услуг.
  • Автоматизированы 29 услуг.
  • Сокращены сроки предоставления услуг.
  • Сокращен цикл рассмотрения документов.
  • Создана и наполнена данными геоинформационная система, в последствии в нее переведены все оптимизированные услуги.
  • Услуги переведены в МФЦ.

Система

  • Между сотрудниками четко распределены роли и ответственности, исключены дублирующие функции.
  • Созданы шаблоны организационно-распорядительной документации.
  • Организовано физическое и электронное пространство у сотрудников.

Культура

  • Создан Корпоративный университет.
  • Создан Call-центр.
  • Внедрены компетенции проектного управления.

Администрация города Казани - исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления города, наделенный полномочиями по решению вопросов местного значения.

Отраслевыми и территориальными органами Администрации г. Казани осуществлялось предоставление 92 муниципальных и 40 государственных услуг.

В проекте приняли участие 4 подразделения Администрации, оказывающие муниципальные услуги. В данном материале мы разберем оптимизацию процессов и услуг в Управлении градостроительных разрешений в г. Казань.

О проектах, реализованных в других комитетах, можно прочитать по ссылкам:

https://leanvector.ru/experience/administratsii-gorodov-i-regionov/postanovka-proektnogo-upravleniya-v-upravlenii-arhitektury-i-gradostroitelstva-g-kazan.html

https://leanvector.ru/experience/administratsii-gorodov-i-regionov/postanovka-proektnogo-upravleniya-v-komitete-zemelnyh-i-imuschestvennyh-otnosheniy-g-kazan.html

https://leanvector.ru/experience/administratsii-gorodov-i-regionov/postanovka-proektnogo-upravleniya-v-komitete-vneshnego-blagoustroystva-v-g-kazan.html

В ходе первичной диагностики в Управлении градостроительных разрешений были выделены 2 основных процесса для оптимизации и повышения операционной эффективности.

Оптимизация процесса «Выдача разрешений на ввод объектов в эксплуатацию»

Предпосылками выбора процесса являлись отсутствие соответствующего технического обеспечения, ведение документооборота услуги на бумажных носителях и излишние перемещения между структурными подразделениями.

Основные цели при оптимизации процесса:

  • Повысить удовлетворенность потребителей муниципальной услуги оперативностью и качеством до 80%.
  • Сократить время цикла пилотного процесса с 14 календарных до 7 рабочих дней.

В ходе анализа построена карта потока создания ценности, текущего и будущего состояния, проведен хронометраж, построена диаграмма процесса и выявлены основные проблемы.

Консультанты «Лин Вектор» предложили следующие мероприятия по улучшениям:

Цифровизация:

  • Переход на электронный документооборот.
  • Согласование документов в электронном документообороте.
  • Исключение из процесса перемещения документов.

Оптимизация:

  1. Внедрение принципов организации рабочего пространства по системе 5S.
  2. Сокращение количества запрашиваемых документов у заявителя.
  3. Разработка критериев качества документов. Разработка стандартной операционной карты на операцию подготовки разрешения.
  4. Предоставление доступа к документам, необходимым для подготовки разрешения на ввод в эксплуатацию.

Достигнутые результаты:

В результате оптимизации, полное время процесса сократилось на 41%, количество этапов в процессе сократилось на 46%.

На перспективу участники проекта взяли в разработку внесение изменений в регламент оказания услуги, внедрение подачи заявления в электронном виде и разработка инструкции по заполнению заявления на электронной площадке.

Оптимизация процесса «Выдача разрешения на строительство»

Предпосылками выбора процесса для внедрения улучшений являлись трудоемкость услуги для сотрудника, низкая информированность населения и потребность перевода услуги в электронный вид.

Основными целями при оптимизации процесса стали:

  • Повышение уровня лояльности клиентов.
  • Организация обмена градостроительными планами земельных участков с Управлением архитектуры и градостроительства.
  • Исключение документооборота на бумажных носителях.

В ходе оптимизации процесса была составлена карта потока текущего и будущего состояния, разработана диаграмма времени прохождения процесса, проведен хронометраж рабочего дня сотрудников и разработан план мероприятий по улучшениям.

Цифровизация:

  • Регистрация входящих документов в электронном виде.
  • Электронное согласование документа.
  • Обмен градостроительными планами земельных участков с Управлением архитектуры и градостроительства в электронном виде.

Оптимизация:

  1. Разделены функции специалистов по приему документов и специалистов, рассматривающих документы.
  2. Ограничили функции заместителя начальника отдела. Теперь он занимается только вопросами индивидуального жилищного строительства, что сокращает цикл согласования документов.
  3. В процессе согласования разрешения на строительство присутствует только начальник отдела.

По итогам проведенных мероприятий по улучшениям:

  • Сокращены сроки предоставления услуги.
  • Фронт-офис технологически обеспечен всей необходимой техникой.
  • Внедрен электронный документооборот, возможен электронный вид рассмотрения заявлений.
  • Сокращен цикл рассмотрения документа и транспортных расходов.
  • Создан постоянно действующий фронт-офис с обученными специалистами.

Подготовка внутренних Лин-тренеров

Для поддержки внедренных улучшений и дальнейшего развития в администрации создан проектный офис. Для обучения были отобраны по несколько человек с каждого комитета.

Цели обучения:

  • Командообразование.
  • Навык определения потерь в процессах.
  • Навык анализа и оптимизации операций.
  • Навык балансировки процесса.
  • Навык организации планировки.

Также в администрации разработана система наставничества для введения в профессию новых сотрудников. Сформирована система подачи предложений, где каждый сотрудник может предложить свои идеи по улучшениям, разработаны планы мотивации для сотрудников.

Успешная реализация проектов в Управлении градостроительных разрешений во многом зависела от командной работы компетентных руководителей, консультантов «Лин Вектор» и рабочей группы, от продуманной системы мотивации персонала, вовлекаемого в процессы улучшений.

Для информирования и вовлечения персонала в процессы совершенствования в Комитете задействованы все имеющиеся информационные ресурсы. В отделах размещены стенды оперативного управления, отображающие динамику проводимых улучшений.

Вас могут заинтересовать
другие наши проекты

Повышение операционной эффективности на заводе по производству транспортного электрооборудования
Повышение операционной эффективности на заводе по производству транспортного электрооборудования
Машиностроение
Повышение качества готовой продукции в «Идея Комфорта»
Повышение качества готовой продукции в «Идея Комфорта»
Производственное предприятие
Разработка и апробация комплекса услуг
Разработка и апробация комплекса услуг
Муниципальное учреждение
Все проекты
Консалтинг
Консалтинг
Школа операционной эффективности
Школа операционной эффективности
Лин-Лаборатория<br />
(Фабрика процессов)
Лин-Лаборатория
(Фабрика процессов)
Вверх