Сокращение затрат проектного института на почтовые расходы

Проблемы возникают всегда и везде, во всех бизнес-процессах, на сколько бы они не были хорошо отлажены и выстроены. Масштабы проблемы в самом начале кажутся небольшими и последствия не ощутимы, но что же будет если их вовремя не решать?

Так, в ходе первичной диагностики в одном из проектных институтов, оказывающих услуги по проектированию объектов инфраструктуры для нефтегазовой отрасли, руководителями отделов был обозначен ряд проблем. Совместно с консультантами «Лин Вектор» проблемы были приоритизированы для дальнейшего их анализа. Одна из таких проблем – высокий уровень почтовых расходов.

Данную проблему решили рассмотреть с помощью методики «9 шаговая модель решения проблем», так как данная методика позволяет всесторонне рассмотреть проблему и выявить корневые причины её возникновения. С целью подтверждения данной проблемы, консультанты, совместно с навигаторами, провели сравнительный анализ по почтовым расходам за текущий полгода. Согласно анализу, за полгода на почтовые расходы потрачено 211 тыс. руб. В рабочей группе были определены основные причины возникновения проблемы:

  • Отсутствие информации у заинтересованных лиц о возможных поездках и почтовых отправлениях;
  • Большое количество экземпляров почтовой документации;
  • Отсутствие планирования выездов и отправок для возможности попутной доставки своими силами;
  • Отсутствие мониторинга стоимости услуг у конкурентов;
  • Все отправления направляются в режиме срочно.

По итогам анализа корневых причин, рабочей группой были предложены мероприятия, которые позволили компании сэкономить за 6 месяцев 138 тыс. руб.

Очень важно своевременно и системно решать проблемы с устранением причин их возникновения — экономия ресурсов и возможность работать более эффективно, не отвлекаясь на мелкие проблемы.